{"id":19174,"date":"2021-03-10T11:02:00","date_gmt":"2024-06-03T07:32:20","guid":{"rendered":"https:\/\/onthegosystems.com\/2024\/06\/hacer-una-gran-experiencia-de-conferencia-en-linea-en-wordcamp-praga\/"},"modified":"2024-06-03T07:32:40","modified_gmt":"2024-06-03T07:32:40","slug":"hacer-una-gran-experiencia-de-conferencia-en-linea-en-wordcamp-praga","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/onthegosystems.com\/es\/2021\/03\/hacer-una-gran-experiencia-de-conferencia-en-linea-en-wordcamp-praga\/","title":{"rendered":"Hacer una gran experiencia de conferencia en l\u00ednea en WordCamp Praga"},"content":{"rendered":"\n

Me llamo Jan<\/a>, soy desarrollador de Toolset<\/a> y durante los \u00faltimos a\u00f1os he participado activamente en la comunidad checa de WordPress. El s\u00e1bado 27 de febrero de 2021, celebramos una conferencia online WordCamp Praga 2021<\/a>. <\/strong><\/p>\n\n

Cambiar un acto interactivo y presencial al formato online manteniendo la mayor parte de su magia ha sido dif\u00edcil, pero no imposible.<\/strong><\/p>\n\n

Como organizadora principal de este a\u00f1o, quiero compartir fragmentos de este viaje, a veces arduo pero extremadamente gratificante, junto con algunos ingredientes cruciales que hicieron que fuera un \u00e9xito m\u00e1s all\u00e1 de nuestras expectativas m\u00e1s descabelladas.<\/strong><\/p>\n\n\n

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Seamos sinceros: si supiera en qu\u00e9 me estaba metiendo, no habr\u00eda dicho que s\u00ed. Pero estoy profundamente agradecida por no haberlo sabido. Incluso despu\u00e9s de haber estado en el equipo dos a\u00f1os antes de \u00e9ste, la experiencia de ser organizador principal es pr\u00e1cticamente intransferible.<\/p>\n\n

Aun as\u00ed, yo -un desarrollador de software backend con dudosas habilidades sociales y de gesti\u00f3n de equipos- era muy reacio a asumir una responsabilidad tan enorme.<\/p>\n\n

Una de las cosas que me convenci\u00f3 -adem\u00e1s del hecho de que, aparte del entonces organizador principal, nadie m\u00e1s de nuestro equipo estaba dispuesto a asumir el papel- fue que esta vez \u00edbamos a hacer una conferencia online.<\/p>\n\n

Esta situaci\u00f3n \u00fanica signific\u00f3 dos cosas que eliminaron la mayor parte de mi ansiedad. En primer lugar, nadie sab\u00eda qu\u00e9 esperar de un WordCamp Praga online<\/em>: Era algo completamente nuevo, incluso un experimento. Hag\u00e1moslo lo mejor que podamos y veamos qu\u00e9 pasa.<\/p>\n\n

En segundo lugar, el presupuesto ya no era una pesadilla, en comparaci\u00f3n con a\u00f1os anteriores (sobre todo porque nunca \u00e9ramos sostenibles sin patrocinadores, y cada vez nos preocupaba si conseguir\u00edamos financiaci\u00f3n suficiente).<\/p>\n\n

Con la pandemia previsiblemente a punto de causar estragos en nuestro peque\u00f1o pa\u00eds, con toda la incertidumbre, y conmigo en estricto aislamiento hasta que se disponga de una vacuna, un evento totalmente en l\u00ednea era la \u00fanica forma realista de que pudi\u00e9ramos llevarlo a cabo.<\/p>\n\n

Y as\u00ed lo hicimos.<\/p>\n\n

Concretamente, con \u00abnosotros\u00bb me refiero a nosotros catorce: Mis compa\u00f1eros organizadores de WordCamp, la mayor\u00eda de los cuales llevan a\u00f1os en el equipo (muchos de ellos anteriores organizadores principales), algunas caras nuevas y el propietario de un peque\u00f1o estudio de grabaci\u00f3n que demostr\u00f3 una paciencia sobrehumana durante todo el proceso. Incluso con esta cantidad de gente, supuso un esfuerzo considerable, y sin la dedicaci\u00f3n, el buen trabajo en equipo y la comunicaci\u00f3n, esto no habr\u00eda funcionado en absoluto.<\/p>\n

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Parte del equipo organizador de WordCamp Praga 2021 en el discurso de clausura<\/em><\/figcaption><\/div><\/figure>\n<\/div>\n

La receta<\/strong><\/h1>\n\n

Mi objetivo desde el principio fue hacerlo muy interactivo y emular lo m\u00e1s posible la experiencia de una conferencia f\u00edsica -donde, como atestiguar\u00e1n todos los que hayan asistido alguna vez a una, tiene lugar la verdadera magia de las WordCamps-.<\/p>\n\n

Una gran fuente de inspiraci\u00f3n fue WordCamp Europa 2020, que tuvo que cambiarse precipitadamente a una versi\u00f3n online s\u00f3lo un par de meses antes (y empatizo profundamente con sus organizadores, debe haber sido un golpe dur\u00edsimo para ellos, mucho m\u00e1s duro que para nosotros que \u00abacabamos\u00bb de reservar un hotel en Oporto o ya hemos comprado billetes de avi\u00f3n no reembolsables). De all\u00ed saqu\u00e9 algunas ideas que copiamos y tambi\u00e9n algunas cosas que sab\u00eda que quer\u00eda evitar.<\/p>\n\n

As\u00ed pues, \u00e9sta es nuestra \u00abreceta WordCamp online\u00bb, por as\u00ed decirlo:<\/p>\n\n

Un p\u00fablico objetivo local<\/strong><\/h2>\n\n

Desde el principio, decidimos centrarnos expl\u00edcitamente en el p\u00fablico checo y eslovaco, y no aceptamos ninguna charla en ingl\u00e9s (aunque algunos de los ponentes que se presentaron hablar\u00e1n en nuestros encuentros mensuales<\/a>).<\/p>\n\n

El motivo fue lo que yo llamo fatiga de conferencia online<\/em>. Asistir a un evento WordPress de habla inglesa es muy f\u00e1cil hoy en d\u00eda, con WordCamps o meetups que tienen lugar cada dos d\u00edas o semanas. No hay nada malo en ello, por supuesto.<\/p>\n\n

Pero, teniendo en cuenta que muchos de nuestros conciudadanos no hablan ingl\u00e9s con fluidez -la barrera del idioma sigue siendo bastante alta, por desgracia- y que nos dijeron que no hay otros WordCamps planeados en la Rep\u00fablica Checa o Eslovaquia para el a\u00f1o que viene, nos encontramos en una posici\u00f3n \u00fanica para llenar un poco este nicho (nota al margen: los checos y los eslovacos se entienden muy bien) y para a\u00f1adir efectivamente<\/em> alg\u00fan valor al ecosistema de WordPress en nuestra regi\u00f3n.<\/p>\n\n

Al final, creo que \u00e9sta fue una de las principales razones de una asistencia tan elevada (m\u00e1s de 650 asistentes inscritos, 595 de los cuales se presentaron).<\/p>\n\n

Una plataforma de conferencias online adecuada<\/strong><\/h2>\n\n

El WCEU -y tambi\u00e9n otros WordCamps- opt\u00f3 por una combinaci\u00f3n de YouTube Live o Crowdcast para las pistas de presentaci\u00f3n y Zoom para el networking o los stands virtuales de los patrocinadores. Aunque es asequible, relativamente f\u00e1cil y accesible (y una vez m\u00e1s: No puedo culpar a la WCEU por esta elecci\u00f3n debido a la premura de tiempo), no qued\u00e9 del todo satisfecha. El resultado era un poco confuso, cambiando constantemente entre pesta\u00f1as del navegador o aplicaciones diferentes.<\/p>\n\n

Nos esforzamos mucho por encontrar una buena plataforma, y finalmente nos decidimos por Hopin<\/a>. No estaba exento de rarezas y peque\u00f1os obst\u00e1culos, y definitivamente<\/em> no era gratis. Pero funcion\u00f3 muy bien para los asistentes. Nos permiti\u00f3 tener un \u00abescenario\u00bb principal, salas de networking, stands de patrocinadores, incluso el programa, todo en un mismo lugar. Era inmersivo.<\/p>\n

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Portada del evento en Hopin<\/em><\/figcaption><\/div><\/figure>\n<\/div>\n

S\u00f3lo una pista<\/strong><\/h2>\n\n

Tengo que admitir que la experiencia de la doble v\u00eda de la WCEU (que tambi\u00e9n significaba dos salas de networking en Zoom) fue bastante abrumadora. Puedo ser una esponja de informaci\u00f3n y me cost\u00f3 mucho decidir qu\u00e9 quer\u00eda ver o d\u00f3nde quer\u00eda estar m\u00e1s.<\/p>\n\n

Adem\u00e1s, no dispon\u00edamos de recursos suficientes para organizar eficazmente varios temas para WordCamp Praga. Para cubrir una pista durante todo un d\u00eda, necesitas al menos dos anfitriones y luego otros dos compa\u00f1eros que se quedar\u00e1n en la sala de redes (nosotros llam\u00e1bamos a la nuestra \u00abvest\u00edbulo\u00bb). Tuvimos mucha suerte de encontrar a nuestros dos anfitriones y decidimos apostar por la calidad en lugar de la cantidad.<\/p>\n\n

Por los comentarios que recibimos, fue una buena elecci\u00f3n. Incluso manteniendo las presentaciones en una sola pista, muchas personas segu\u00edan teniendo dificultades para querer estar tanto en la pista principal como en el vest\u00edbulo al mismo tiempo.<\/p>\n\n

Charlas pregrabadas, preguntas y respuestas en directo<\/strong><\/h2>\n\n

Una de las cosas que realmente me gustaban de la WCEU -y que hemos acordado f\u00e1cilmente- era que las charlas de nuestros ponentes ser\u00edan pregrabadas y luego se reunir\u00edan con un presentador para una sesi\u00f3n de preguntas y respuestas en directo.<\/p>\n\n

Con catorce altavoces, el riesgo de que algo<\/em> fallara en alg\u00fan sitio<\/em> era considerable. De este modo, lo peor que podr\u00eda ocurrir ser\u00eda perder la P&R.<\/p>\n\n

El enfoque tambi\u00e9n tuvo algunos beneficios secundarios inesperados: Nuestros anfitriones pod\u00edan ver la charla con antelaci\u00f3n y prepararse mucho mejor para las preguntas y respuestas. Sab\u00edamos cu\u00e1ndo terminar\u00eda, as\u00ed que pod\u00edamos planificar nuestro horario en consecuencia. Los ponentes sab\u00edan que ten\u00edan que presentar su ponencia terminada un par de d\u00edas antes del acto. Y as\u00ed sucesivamente.<\/p>\n\n

Networking con el ponente despu\u00e9s<\/strong><\/h2>\n\n

Si tuviera que elegir un aspecto clave que marcara la mayor diferencia, ser\u00eda \u00e9ste. Tambi\u00e9n inspirado en el WCEU, despu\u00e9s de cada charla (unos 20min + 5min para preguntas y respuestas), se invitaba al ponente a unirse al vest\u00edbulo (sala de networking), donde los asistentes pod\u00edan ponerse al d\u00eda con \u00e9l, bien haci\u00e9ndole m\u00e1s preguntas en el chat, bien conect\u00e1ndose con su audio y v\u00eddeo y hablando con \u00e9l directamente.<\/p>\n\n

Esto acab\u00f3 siendo muy popular, siempre hab\u00eda un par de docenas de personas en el vest\u00edbulo. A veces, la conversaci\u00f3n ten\u00eda que continuar en una sala reci\u00e9n creada despu\u00e9s de que el siguiente orador hubiera terminado su intervenci\u00f3n y se uniera tambi\u00e9n.<\/p>\n\n

Ten\u00edamos a dos miembros de nuestro equipo siempre presentes, preparados con algunas de sus propias preguntas para el orador, para ayudar a iniciar la conversaci\u00f3n si era necesario.<\/p>\n\n

Casetas virtuales de patrocinadores con horario<\/strong><\/h2>\n\n

Los dos niveles m\u00e1s altos de nuestro programa de patrocinio inclu\u00edan un puesto de patrocinador virtual. Sugerimos a los patrocinadores que eligieran una hora en el programa y realizaran entonces su presentaci\u00f3n, en lugar de tener que asistir durante todo el d\u00eda.<\/p>\n\n

Tambi\u00e9n fue pr\u00e1ctico para los asistentes, creo, saber cu\u00e1l es el mejor momento para visitarnos y hacer preguntas.<\/p>\n\n

Cuando no estaba activa, la cabina virtual estaba en modo \u00abpresentaci\u00f3n\u00bb con un pase de diapositivas del patrocinador en repetici\u00f3n.<\/p>\n\n

Bar de la felicidad y afterparty<\/strong><\/h2>\n\n

Ning\u00fan WordCamp es un WordCamp propiamente dicho sin estas dos cosas.<\/p>\n\n

Implementamos el bar de la felicidad como otra sala virtual (igual que el vest\u00edbulo) y dos o tres voluntarios estaban siempre presentes para responder a las preguntas de los asistentes sobre sus sitios de WordPress.<\/p>\n\n

En cuanto a la fiesta posterior, creamos cuatro \u00abmesas\u00bb diferentes, salas virtuales. Una de ellas tambi\u00e9n para angloparlantes, ya que algunos representantes de nuestros patrocinadores tambi\u00e9n quer\u00edan asistir.<\/p>\n\n

Para mi sorpresa, dos de esas mesas permanecieron activas durante bastante tiempo, y cuando concluimos la fiesta posterior, hacia las 22.00 h, todav\u00eda hab\u00eda por all\u00ed unas veinte o treinta personas. Tal vez nos hayamos acostumbrado m\u00e1s a la socializaci\u00f3n online debido a la pandemia de cierres interminables, pero algunos de los comentarios que recibimos fueron del tipo \u00abparec\u00eda casi como un WordCamp f\u00edsico\u00bb.<\/p>\n\n

Entrevistas con ponentes<\/strong><\/h2>\n\n

En a\u00f1os anteriores, antes de la conferencia propiamente dicha, sol\u00edamos escribir entrevistas con los ponentes y luego compart\u00edamos los art\u00edculos en nuestras redes sociales para llamar la atenci\u00f3n sobre el evento. Normalmente era bastante dif\u00edcil elaborar estos art\u00edculos de entrevistas: Los ponentes rara vez dispon\u00edan de tiempo suficiente para ello y a menudo recib\u00edamos env\u00edos tard\u00edos o contenidos que no eran lo suficientemente extensos. Despu\u00e9s, hab\u00eda que pulir el texto y revisarlo antes de publicarlo.<\/p>\n\n

Este a\u00f1o, en cambio, alguien tuvo la brillante idea de hacer entrevistas en directo a trav\u00e9s de Zoom. Las ventajas eran numerosas: era r\u00e1pido de hacer, ten\u00edamos inmediatamente el producto final (videograbaci\u00f3n) con un postprocesado m\u00ednimo, y tambi\u00e9n era r\u00e1pido de ver y m\u00e1s atractivo en las redes sociales que un texto largo.<\/p>\n\n

Un equipo organizador fuerte y positivo<\/strong><\/h2>\n\n

No puedo dejar de destacar lo bien que mi equipo consigui\u00f3 autoorganizarse y lo entregados que est\u00e1bamos la inmensa mayor\u00eda de nosotros para ofrecer un gran resultado. Incluso bajo la presi\u00f3n del tiempo, siempre hemos hecho todo lo posible por mantener el esp\u00edritu.<\/p>\n\n

Despu\u00e9s de todo, todos deber\u00edamos recordar que se trata de un WordCamp, un evento organizado por voluntarios que deber\u00eda ser interesante y divertido, no una cuesti\u00f3n de vida o muerte. No todo tiene que ser siempre perfecto. Es importante tenerlo en cuenta.<\/p>\n\n

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Organizadores de WordCamp Praga 2021<\/em><\/p>\n\n

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Mirando hacia atr\u00e1s<\/strong><\/h1>\n\n

En retrospectiva, toda la experiencia fue intensa, dif\u00edcil a veces, pero en \u00faltima instancia gratificante m\u00e1s all\u00e1 de lo esperado.<\/p>\n\n

Me cuesta compararlo con a\u00f1os anteriores. El acontecimiento f\u00edsico es realmente otra cosa, y mi perspectiva cambi\u00f3 radicalmente en mi nuevo papel.<\/p>\n\n

Pero dir\u00e9 lo siguiente: Seguimos construyendo sobre el trabajo de a\u00f1os anteriores. Ya sea nuestra presencia visual, la experiencia de cada miembro del equipo con su agenda, o la forma en que organizamos y seleccionamos cuidadosamente y equilibramos el contenido de todo el acto. Parece que cada a\u00f1o conseguimos hacer avanzar el acontecimiento, y eso es en definitiva lo que importa.<\/p>\n\n

La parte m\u00e1s dif\u00edcil fue la gesti\u00f3n del tiempo, lo cual no es ninguna sorpresa. Debido a la pandemia, todo el mundo estaba algo ocupado con sus vidas y no empezamos a organizarnos en serio hasta finales de septiembre. En combinaci\u00f3n con el momento, ya de por s\u00ed algo problem\u00e1tico, nos preparamos para un viaje bastante salvaje.<\/p>\n\n

Si quieres hacer el acto antes de la temporada principal de conferencias, eso tambi\u00e9n significa que tienes menos de dos meses desde la confirmaci\u00f3n de los ponentes para que todo est\u00e9 listo. Pr\u00e1cticamente no se hace nada durante el mes de diciembre, y los ponentes no planificar\u00e1n con tanta antelaci\u00f3n como para solicitarlo ya en noviembre.<\/p>\n\n

Este calendario es algo inamovible para nosotros y tendremos que hacer todo lo que podamos de antemano para que la carrera hasta la meta transcurra sin obst\u00e1culos innecesarios.<\/p>\n\n

Adem\u00e1s, con mi limitada experiencia, dir\u00eda que organizar un equipo de voluntarios -aunque muy motivados- que tienen diferentes trabajos diarios es bastante diferente de cualquier tipo de gesti\u00f3n de proyectos en el trabajo. La ocupaci\u00f3n principal u otras cosas a menudo tienen prioridad sobre WordCamp y pueden desordenar f\u00e1cilmente la agenda del equipo de mala manera. Por eso tenemos que esforzarnos siempre por conseguir una comunicaci\u00f3n as\u00edncrona.<\/p>\n\n

De cara al futuro<\/strong><\/h1>\n\n

\u00bfY ahora qu\u00e9? Puede que me presente para dirigir tambi\u00e9n el a\u00f1o que viene, sobre todo si mis compa\u00f1eros deciden continuar tambi\u00e9n. La idea de empezar con una organizaci\u00f3n de eventos f\u00edsicos en torno a mayo parece totalmente rid\u00edcula en este momento debido a la situaci\u00f3n de nuestro pa\u00eds. Y como ya tengo experiencia en dirigir un evento en l\u00ednea, podr\u00eda aprovecharla. <\/p>\n\n

Para el a\u00f1o que viene, quiero volver a iterar sobre nuestro saber hacer, mantener lo que ha funcionado y sustituir lo que no lo ha hecho; sencillamente, hacer que todo el proyecto avance un par de pasos.<\/p>\n\n

Lo m\u00e1s importante, mi gran deseo es que los preparativos se desarrollen sin problemas, hacer las cosas con antelaci\u00f3n, reducir la cantidad de estr\u00e9s de todo el equipo.<\/p>\n\n

Aparte de eso, tambi\u00e9n nos centraremos en las reuniones<\/a> mensuales de WP Pivo<\/a> y otras actividades de la comunidad, pero ese es un tema para otra ocasi\u00f3n.<\/p>\n\n

Si tienes alg\u00fan comentario o pregunta, te invito a que <\/em>\n ponerte en contacto conmigo<\/em>\n<\/a>.<\/em><\/p>\n

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La mascota de WordCamp Praga, El Rey Wapuu<\/em><\/figcaption><\/div><\/figure>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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