{"id":19251,"date":"2021-03-10T11:02:00","date_gmt":"2024-06-03T07:32:35","guid":{"rendered":"https:\/\/onthegosystems.com\/2024\/06\/faire-de-la-conference-en-ligne-une-experience-inoubliable-au-wordcamp-de-prague\/"},"modified":"2024-06-03T07:32:42","modified_gmt":"2024-06-03T07:32:42","slug":"faire-de-la-conference-en-ligne-une-experience-inoubliable-au-wordcamp-de-prague","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/onthegosystems.com\/fr\/2021\/03\/faire-de-la-conference-en-ligne-une-experience-inoubliable-au-wordcamp-de-prague\/","title":{"rendered":"Faire de la conf\u00e9rence en ligne une exp\u00e9rience inoubliable au WordCamp de Prague"},"content":{"rendered":"\n

Je m’appelle Jan<\/a>, je suis d\u00e9veloppeur Toolset<\/a> et depuis plusieurs ann\u00e9es, je suis activement impliqu\u00e9 dans la communaut\u00e9 tch\u00e8que de WordPress. Le samedi 27 f\u00e9vrier 2021, nous avons organis\u00e9 une conf\u00e9rence en ligne WordCamp Prague 2021<\/a>. <\/strong><\/p>\n\n

Le passage d’un \u00e9v\u00e9nement interactif et en personne au format en ligne, tout en conservant l’essentiel de sa magie, a \u00e9t\u00e9 difficile, mais certainement pas impossible.<\/strong><\/p>\n\n

En tant qu’organisateur principal de cette ann\u00e9e, je souhaite vous faire partager des \u00e9l\u00e9ments de ce voyage parfois ardu mais extr\u00eamement gratifiant, ainsi que certains ingr\u00e9dients cruciaux qui en ont fait un succ\u00e8s d\u00e9passant nos attentes les plus folles.<\/strong><\/p>\n\n\n

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Regardons la v\u00e9rit\u00e9 en face : si j’avais su dans quoi je m’engageais, je n’aurais pas dit oui. Mais je suis profond\u00e9ment reconnaissante de ne pas l’avoir su. M\u00eame apr\u00e8s avoir fait partie de l’\u00e9quipe deux ann\u00e9es avant celle-ci, l’exp\u00e9rience d’organisateur principal est pratiquement intransf\u00e9rable.<\/p>\n\n

Malgr\u00e9 cela, moi qui suis un d\u00e9veloppeur de logiciels backend et dont les comp\u00e9tences sociales et de gestion d’\u00e9quipe sont discutables, j’\u00e9tais tr\u00e8s r\u00e9ticent \u00e0 l’id\u00e9e d’assumer une responsabilit\u00e9 aussi importante.<\/p>\n\n

L’une des choses qui m’ont convaincu – outre le fait qu’\u00e0 part l’organisateur principal de l’\u00e9poque, personne d’autre dans notre \u00e9quipe n’\u00e9tait pr\u00eat \u00e0 assumer ce r\u00f4le – c’est que cette fois-ci, nous allions organiser une conf\u00e9rence en ligne.<\/p>\n\n

Cette situation unique a eu pour cons\u00e9quence deux choses qui ont \u00e9limin\u00e9 la majeure partie de mon anxi\u00e9t\u00e9. Tout d’abord, personne ne savait \u00e0 quoi s’attendre d’un WordCamp Prague en ligne<\/em>: Il s’agissait d’une nouveaut\u00e9, d’une exp\u00e9rience m\u00eame. Faisons de notre mieux et voyons ce qui se passe.<\/p>\n\n

Deuxi\u00e8mement, le budget n’\u00e9tait plus cauchemardesque, compar\u00e9 aux ann\u00e9es pr\u00e9c\u00e9dentes (en particulier le fait que nous n’\u00e9tions jamais viables sans sponsors, et \u00e0 chaque fois, nous nous demandions si nous parviendrions \u00e0 obtenir suffisamment de fonds).<\/p>\n\n

Avec la pand\u00e9mie sur le point de ravager notre petit pays, avec toute l’incertitude, et avec moi en isolement strict jusqu’\u00e0 ce qu’un vaccin soit disponible, un \u00e9v\u00e9nement enti\u00e8rement en ligne \u00e9tait le seul moyen r\u00e9aliste de le r\u00e9aliser.<\/p>\n\n

C’est ce que nous avons fait.<\/p>\n\n

Plus pr\u00e9cis\u00e9ment, par \u00ab\u00a0nous\u00a0\u00bb, j’entends les quatorze personnes qui composent l’\u00e9quipe : Mes coll\u00e8gues organisateurs de WordCamp, dont la plupart font partie de l’\u00e9quipe depuis des ann\u00e9es (beaucoup d’entre eux ont d\u00e9j\u00e0 \u00e9t\u00e9 organisateurs principaux), quelques nouveaux visages, et le propri\u00e9taire d’un petit studio d’enregistrement qui a fait preuve d’une patience surhumaine tout au long du processus. M\u00eame avec ce nombre de personnes, cela a demand\u00e9 des efforts consid\u00e9rables et sans le d\u00e9vouement, le bon travail d’\u00e9quipe et la communication, cela n’aurait pas fonctionn\u00e9 du tout.<\/p>\n

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Une partie de l’\u00e9quipe organisatrice du WordCamp Prague 2021 lors du discours de cl\u00f4ture<\/em><\/figcaption><\/div><\/figure>\n<\/div>\n

La recette<\/strong><\/h1>\n\n

D\u00e8s le d\u00e9part, mon objectif \u00e9tait de rendre le site tr\u00e8s interactif et de reproduire le plus fid\u00e8lement possible l’exp\u00e9rience d’une conf\u00e9rence physique – o\u00f9, comme en t\u00e9moignent tous ceux qui y ont particip\u00e9, la v\u00e9ritable magie des WordCamps s’op\u00e8re.<\/p>\n\n

Une grande source d’inspiration a \u00e9t\u00e9 le WordCamp Europe 2020, qui a d\u00fb \u00eatre bascul\u00e9 \u00e0 la h\u00e2te vers une version en ligne quelques mois auparavant (et je compatis profond\u00e9ment avec ses organisateurs, cela a d\u00fb \u00eatre un coup extr\u00eamement dur pour eux, bien plus dur que pour nous qui venons \u00ab\u00a0juste\u00a0\u00bb de r\u00e9server un h\u00f4tel \u00e0 Porto ou qui avons d\u00e9j\u00e0 achet\u00e9 des billets d’avion non remboursables). J’y ai puis\u00e9 des id\u00e9es que nous avons copi\u00e9es, mais aussi des choses que je savais vouloir \u00e9viter.<\/p>\n\n

Voici donc notre \u00ab\u00a0recette de WordCamp en ligne\u00a0\u00bb, si vous voulez :<\/p>\n\n

Un public cible local<\/strong><\/h2>\n\n

D\u00e8s le d\u00e9part, nous avons d\u00e9cid\u00e9 de nous concentrer explicitement sur le public tch\u00e8que et slovaque, et nous n’avons accept\u00e9 aucun expos\u00e9 en anglais (certains des orateurs qui ont pos\u00e9 leur candidature interviendront toutefois lors de nos r\u00e9unions mensuelles<\/a>).<\/p>\n\n

La raison en est ce que j’appelle la lassitude des conf\u00e9rences en ligne<\/em>. Assister \u00e0 un \u00e9v\u00e9nement WordPress anglophone est tr\u00e8s facile de nos jours, avec les WordCamps ou les meetups qui ont lieu tous les deux jours ou toutes les semaines. Il n’y a rien de mal \u00e0 cela, bien s\u00fbr.<\/p>\n\n

Mais, \u00e9tant donn\u00e9 que beaucoup de nos concitoyens ne parlent pas couramment l’anglais – la barri\u00e8re de la langue reste malheureusement assez \u00e9lev\u00e9e – et que l’on nous a dit qu’aucun autre WordCamp n’\u00e9tait pr\u00e9vu en R\u00e9publique tch\u00e8que ou en Slovaquie pour l’ann\u00e9e \u00e0 venir, nous nous sommes retrouv\u00e9s dans une position unique pour combler cette niche (note en passant : les Tch\u00e8ques et les Slovaques se comprennent tr\u00e8s bien) et pour ajouter de<\/em> la valeur \u00e0 l’\u00e9cosyst\u00e8me WordPress dans notre r\u00e9gion.<\/p>\n\n

En fin de compte, je pense que c’est l’une des principales raisons pour lesquelles le nombre de participants a \u00e9t\u00e9 si \u00e9lev\u00e9 (plus de 650 participants inscrits, dont 595 se sont pr\u00e9sent\u00e9s).<\/p>\n\n

Une plateforme de conf\u00e9rence en ligne appropri\u00e9e<\/strong><\/h2>\n\n

Le WCEU – et d’autres WordCamps \u00e9galement – a opt\u00e9 pour une combinaison de YouTube Live ou Crowdcast pour les pistes de pr\u00e9sentation et Zoom pour le r\u00e9seautage ou les stands virtuels des sponsors. Bien que cela soit abordable, relativement facile et accessible (et encore une fois : Je ne peux pas bl\u00e2mer WCEU pour ce choix en raison de la pression du temps), je n’ai pas \u00e9t\u00e9 enti\u00e8rement satisfait. Le r\u00e9sultat est un peu d\u00e9routant, car il faut constamment passer d’un onglet de navigateur \u00e0 l’autre ou d’une application \u00e0 l’autre.<\/p>\n\n

Nous avons consacr\u00e9 beaucoup d’efforts \u00e0 la recherche d’une bonne plateforme, et nous avons finalement opt\u00e9 pour Hopin<\/a>. Cela ne s’est pas fait sans heurts et sans petits obstacles, et cela n’a certainement<\/em> pas \u00e9t\u00e9 gratuit. Mais cela a tr\u00e8s bien fonctionn\u00e9 pour les participants. Il nous a permis d’avoir une \u00ab\u00a0sc\u00e8ne\u00a0\u00bb principale, des salles de r\u00e9seautage, des stands de sponsors, et m\u00eame l’horaire, le tout en un seul endroit. C’\u00e9tait immersif.<\/p>\n

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Page d’accueil de l’\u00e9v\u00e9nement sur Hopin<\/em><\/figcaption><\/div><\/figure>\n<\/div>\n

Une seule piste<\/strong><\/h2>\n\n

Je dois admettre que l’exp\u00e9rience des deux voies de la WCEU (qui signifiait \u00e9galement deux salles de r\u00e9seautage sur Zoom) a \u00e9t\u00e9 assez accablante. Je peux \u00eatre une \u00e9ponge \u00e0 informations et j’ai eu du mal \u00e0 d\u00e9cider ce que je voulais voir ou o\u00f9 je voulais \u00eatre le plus.<\/p>\n\n

De plus, nous n’avions pas assez de ressources pour g\u00e9rer efficacement plusieurs pistes pour le WordCamp Prague. Pour couvrir une piste pendant toute une journ\u00e9e, vous avez besoin d’au moins deux animateurs et de deux autres co\u00e9quipiers qui resteront dans la salle de r\u00e9seautage (nous appelions la n\u00f4tre \u00ab\u00a0foyer\u00a0\u00bb). Nous avons eu beaucoup de chance de trouver nos deux h\u00f4tes et nous avons d\u00e9cid\u00e9 de privil\u00e9gier la qualit\u00e9 plut\u00f4t que la quantit\u00e9.<\/p>\n\n

D’apr\u00e8s les r\u00e9actions que nous avons re\u00e7ues, il s’agissait d’un bon choix. M\u00eame en limitant les pr\u00e9sentations \u00e0 une seule piste, de nombreuses personnes ont eu du mal \u00e0 vouloir \u00eatre \u00e0 la fois dans la piste principale et dans le foyer.<\/p>\n\n

Discussions pr\u00e9enregistr\u00e9es, questions-r\u00e9ponses en direct<\/strong><\/h2>\n\n

L’une des choses que j’ai vraiment appr\u00e9ci\u00e9es \u00e0 propos de la WCEU – et sur laquelle nous nous sommes facilement mis d’accord – \u00e9tait que les interventions de nos conf\u00e9renciers seraient pr\u00e9enregistr\u00e9es et qu’ils se joindraient ensuite \u00e0 un animateur pour une session de questions-r\u00e9ponses en direct.<\/p>\n\n

Avec quatorze intervenants, le risque que quelque chose<\/em> se passe mal quelque part<\/em> \u00e9tait consid\u00e9rable. Ainsi, le pire qui puisse arriver serait de perdre les questions et r\u00e9ponses.<\/p>\n\n

Cette approche a \u00e9galement eu des retomb\u00e9es secondaires inattendues : Nos h\u00f4tes ont pu voir l’expos\u00e9 \u00e0 l’avance et se pr\u00e9parer beaucoup mieux aux questions-r\u00e9ponses. Nous savions quand elle se terminerait, ce qui nous permettait de planifier notre emploi du temps en cons\u00e9quence. Les orateurs savaient qu’ils devaient imp\u00e9rativement soumettre leur expos\u00e9 termin\u00e9 quelques jours avant l’\u00e9v\u00e9nement. Et ainsi de suite.<\/p>\n\n

Mise en r\u00e9seau avec l’orateur \u00e0 l’issue de la conf\u00e9rence<\/strong><\/h2>\n\n

Si je devais choisir un aspect cl\u00e9 qui a fait la plus grande diff\u00e9rence, ce serait celui-ci. Inspir\u00e9 par le WCEU, apr\u00e8s chaque intervention (environ 20 minutes + 5 minutes pour les questions et r\u00e9ponses), l’orateur a \u00e9t\u00e9 invit\u00e9 \u00e0 rejoindre le foyer (salle de r\u00e9seautage) o\u00f9 les participants ont pu le rencontrer, soit en lui posant d’autres questions dans le chat, soit en se connectant \u00e0 son syst\u00e8me audio et vid\u00e9o et en lui parlant directement.<\/p>\n\n

Il y avait toujours quelques dizaines de personnes dans le foyer. Parfois, la conversation devait se poursuivre dans une salle nouvellement cr\u00e9\u00e9e apr\u00e8s que l’orateur suivant ait termin\u00e9 son intervention et se soit joint \u00e0 la conversation.<\/p>\n\n

Deux membres de notre \u00e9quipe \u00e9taient toujours pr\u00e9sents, pr\u00eats \u00e0 poser leurs propres questions \u00e0 l’orateur, afin de l’aider \u00e0 entamer la conversation si n\u00e9cessaire.<\/p>\n\n

Stands virtuels des sponsors avec horaire<\/strong><\/h2>\n\n

Les deux niveaux les plus \u00e9lev\u00e9s de notre programme de parrainage comprennent un stand de parrainage virtuel. Nous avons sugg\u00e9r\u00e9 aux sponsors de choisir une heure dans le programme et de faire leur pr\u00e9sentation \u00e0 ce moment-l\u00e0, au lieu de devoir participer \u00e0 toute la journ\u00e9e.<\/p>\n\n

Il \u00e9tait \u00e9galement pratique pour les participants, je crois, de savoir quel est le meilleur moment pour visiter et poser des questions.<\/p>\n\n

Lorsqu’il n’\u00e9tait pas actif, le stand virtuel \u00e9tait en mode \u00ab\u00a0pr\u00e9sentation\u00a0\u00bb avec le diaporama d’un sponsor en boucle.<\/p>\n\n

Bar \u00e0 bonheur et afterparty<\/strong><\/h2>\n\n

Aucun WordCamp n’est un v\u00e9ritable WordCamp sans ces deux \u00e9l\u00e9ments.<\/p>\n\n

Nous avons transform\u00e9 le bar \u00e0 bonheur en une autre salle virtuelle (la m\u00eame que celle du foyer) et deux ou trois b\u00e9n\u00e9voles \u00e9taient toujours pr\u00e9sents pour r\u00e9pondre aux questions des participants concernant leurs sites WordPress.<\/p>\n\n

Pour l’afterparty, nous avons cr\u00e9\u00e9 quatre \u00ab\u00a0tables\u00a0\u00bb diff\u00e9rentes – des salles virtuelles. L’une d’entre elles s’adressait \u00e9galement aux anglophones, car certains repr\u00e9sentants de nos sponsors souhaitaient \u00e9galement y participer.<\/p>\n\n

\u00c0 ma grande surprise, deux de ces tables sont rest\u00e9es actives assez longtemps, et lorsque nous avons termin\u00e9 l’afterparty vers 22 heures, il y avait encore vingt ou trente personnes. Peut-\u00eatre avons-nous pris l’habitude de nous rencontrer en ligne \u00e0 cause des blocages interminables dus \u00e0 la pand\u00e9mie, mais certains des commentaires que nous avons re\u00e7us allaient dans le sens de \u00ab\u00a0on se sentait presque comme dans un WordCamp physique\u00a0\u00bb.<\/p>\n\n

Entretiens avec les orateurs<\/strong><\/h2>\n\n

Par le pass\u00e9, avant la conf\u00e9rence elle-m\u00eame, nous avions l’habitude de r\u00e9diger des interviews avec les orateurs, puis de diffuser les articles sur nos m\u00e9dias sociaux afin d’attirer l’attention sur l’\u00e9v\u00e9nement. Il \u00e9tait g\u00e9n\u00e9ralement assez difficile de produire ces articles d’interview : Les orateurs ont rarement trouv\u00e9 assez de temps pour cela et nous avons souvent re\u00e7u des soumissions tardives ou des contenus qui n’\u00e9taient pas assez d\u00e9taill\u00e9s. Ensuite, le texte a d\u00fb \u00eatre peaufin\u00e9 et r\u00e9vis\u00e9 avant d’\u00eatre publi\u00e9.<\/p>\n\n

Cette ann\u00e9e, quelqu’un a eu la brillante id\u00e9e de faire des interviews en direct via Zoom. Les avantages \u00e9taient nombreux : la r\u00e9alisation \u00e9tait rapide, nous disposions imm\u00e9diatement du produit final (enregistrement vid\u00e9o) avec un minimum de post-traitement, et il \u00e9tait \u00e9galement rapide \u00e0 visualiser et plus attrayant sur les m\u00e9dias sociaux qu’un long texte.<\/p>\n\n

Une \u00e9quipe d’organisateurs forte et positive<\/strong><\/h2>\n\n

Je ne saurais trop insister sur le fait que mon \u00e9quipe a su s’organiser et que la grande majorit\u00e9 d’entre nous s’est consacr\u00e9e \u00e0 l’obtention d’un excellent r\u00e9sultat. M\u00eame sous la pression du temps, nous avons toujours fait de notre mieux pour maintenir l’esprit.<\/p>\n\n

Apr\u00e8s tout, nous devrions tous nous rappeler qu’il s’agit d’un WordCamp, un \u00e9v\u00e9nement organis\u00e9 par des b\u00e9n\u00e9voles qui devrait \u00eatre int\u00e9ressant et amusant, et non une question de vie ou de mort. Tout ne doit pas toujours \u00eatre parfait. Il est important de garder cela \u00e0 l’esprit.<\/p>\n\n

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Organisateurs de WordCamp Prague 2021<\/em><\/p>\n\n

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Retour en arri\u00e8re<\/strong><\/h1>\n\n

R\u00e9trospectivement, l’exp\u00e9rience a \u00e9t\u00e9 intense, parfois difficile, mais finalement gratifiante au-del\u00e0 des esp\u00e9rances.<\/p>\n\n

J’ai du mal \u00e0 la comparer avec les ann\u00e9es pr\u00e9c\u00e9dentes. L’\u00e9v\u00e9nement physique est vraiment quelque chose d’autre, et mon point de vue a \u00e9t\u00e9 radicalement modifi\u00e9 dans mon nouveau r\u00f4le.<\/p>\n\n

Mais je dirai ceci : Nous continuons \u00e0 nous appuyer sur le travail des ann\u00e9es pr\u00e9c\u00e9dentes. Qu’il s’agisse de notre pr\u00e9sence visuelle, de l’exp\u00e9rience de chaque membre de l’\u00e9quipe avec son agenda ou de la mani\u00e8re dont nous organisons et s\u00e9lectionnons soigneusement le contenu de l’ensemble de l’\u00e9v\u00e9nement. Il semble que nous parvenions \u00e0 faire avancer l’\u00e9v\u00e9nement chaque ann\u00e9e, et c’est finalement ce qui compte.<\/p>\n\n

La partie la plus difficile a \u00e9t\u00e9 la gestion du temps – ce n’est pas une surprise. En raison de la pand\u00e9mie, tout le monde \u00e9tait un peu occup\u00e9 et nous n’avons commenc\u00e9 \u00e0 nous organiser s\u00e9rieusement que vers la fin du mois de septembre. Si l’on ajoute \u00e0 cela un calendrier d\u00e9j\u00e0 un peu probl\u00e9matique, nous nous sommes pr\u00e9par\u00e9s \u00e0 une aventure assez folle.<\/p>\n\n

Si vous souhaitez organiser l’\u00e9v\u00e9nement avant la saison principale des conf\u00e9rences, cela signifie \u00e9galement que vous disposez de moins de deux mois \u00e0 compter de la confirmation des orateurs pour tout mettre en \u0153uvre. Pratiquement rien ne se fait en d\u00e9cembre et les orateurs ne pr\u00e9voient pas de s’inscrire en novembre d\u00e9j\u00e0.<\/p>\n\n

Ce calendrier est en quelque sorte grav\u00e9 dans le marbre pour nous et nous devrons faire tout ce qui est en notre pouvoir \u00e0 l’avance pour que la course vers la ligne d’arriv\u00e9e se d\u00e9roule sans obstacles inutiles.<\/p>\n\n

De plus, avec mon exp\u00e9rience limit\u00e9e, je dirais que l’organisation d’une \u00e9quipe de b\u00e9n\u00e9voles – bien que tr\u00e8s motiv\u00e9s – qui ont des t\u00e2ches quotidiennes diff\u00e9rentes est tr\u00e8s diff\u00e9rente de toute forme de gestion de projet au travail. L’occupation principale ou d’autres choses ont souvent pris le pas sur le WordCamp et peuvent facilement perturber l’emploi du temps de l’\u00e9quipe. C’est pourquoi nous devons toujours nous efforcer d’\u00e9tablir une communication asynchrone.<\/p>\n\n

Regarder vers l’avenir<\/strong><\/h1>\n\n

Et ensuite ? Il se peut que je pose ma candidature pour diriger l’ann\u00e9e suivante, surtout si mes co\u00e9quipiers d\u00e9cident de continuer. L’id\u00e9e de commencer par l’organisation d’un \u00e9v\u00e9nement physique autour du mois de mai semble carr\u00e9ment ridicule \u00e0 ce stade en raison de la situation de notre pays. Et comme j’ai d\u00e9j\u00e0 de l’exp\u00e9rience dans l’organisation d’un \u00e9v\u00e9nement en ligne, autant l’exploiter. <\/p>\n\n

Pour l’ann\u00e9e prochaine, je veux \u00e0 nouveau it\u00e9rer sur notre savoir-faire, conserver ce qui a fonctionn\u00e9 et remplacer ce qui n’a pas fonctionn\u00e9 – simplement, pour faire avancer l’ensemble du projet de quelques pas.<\/p>\n\n

Mon plus grand souhait est de faire en sorte que les pr\u00e9paratifs se d\u00e9roulent sans heurts, de faire les choses \u00e0 l’avance, de r\u00e9duire le stress de toute l’\u00e9quipe.<\/p>\n\n

En outre, nous nous concentrerons \u00e9galement sur les rencontres<\/a> mensuelles de WP Pivo<\/a> et d’autres activit\u00e9s de la communaut\u00e9, mais c’est un sujet pour une autre fois.<\/p>\n\n

Si vous avez des commentaires ou des questions, je vous invite \u00e0 <\/em>\n \u00e0 me contacter<\/em>\n<\/a>.<\/em><\/p>\n

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La mascotte de WordCamp Prague, le roi Wapuu<\/em><\/figcaption><\/div><\/figure>\n<\/div>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Je m’appelle Jan, je suis d\u00e9veloppeur Toolset et depuis plusieurs ann\u00e9es, je suis activement impliqu\u00e9 dans la communaut\u00e9 tch\u00e8que de WordPress. Le samedi 27 f\u00e9vrier 2021, nous avons organis\u00e9 une conf\u00e9rence en ligne WordCamp Prague 2021. 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