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Eine großartige Online-Konferenz-Erfahrung auf dem WordCamp Prag

März 10, 2021

Jan Štětina

Mein Name ist Jan, ich bin Toolset-Entwickler und seit einigen Jahren aktiv in der tschechischen WordPress-Community tätig. Am Samstag, den 27. Februar 2021, haben wir eine Online-Konferenz WordCamp Prague 2021 veranstaltet.

Die Umstellung einer interaktiven, persönlichen Veranstaltung auf ein Online-Format unter Beibehaltung des größten Teils der Magie war schwierig, aber sicherlich nicht unmöglich.

Als diesjähriger Hauptorganisator möchte ich Ihnen einen Teil dieser manchmal mühsamen, aber äußerst lohnenden Reise schildern, zusammen mit einigen entscheidenden Zutaten, die sie zu einem Erfolg jenseits unserer kühnsten Erwartungen gemacht haben.

Seien wir doch mal ehrlich: Wenn ich gewusst hätte, worauf ich mich einlasse, hätte ich nicht zugesagt. Aber ich bin sehr dankbar, dass ich das nicht wusste. Auch wenn ich schon zwei Jahre im Team war, ist die Erfahrung eines leitenden Organisators so gut wie nicht übertragbar.

Trotzdem war ich – ein Backend-Softwareentwickler mit fragwürdigen sozialen und Team-Management-Fähigkeiten – sehr zurückhaltend, eine so große Verantwortung zu übernehmen.

Eines der Dinge, die mich überzeugt haben – neben der Tatsache, dass außer dem damaligen Hauptorganisator niemand aus unserem Team bereit war, diese Rolle zu übernehmen – war, dass wir dieses Mal eine Online-Konferenz veranstalten würden.

Diese einzigartige Situation bedeutete zwei Dinge, die mir den größten Teil meiner Angst nahmen. Zunächst wusste niemand, was man von einem Online-WordCamp Prag erwarten konnte: Es war eine völlig neue Sache, ein Experiment sogar. Lassen Sie uns unser Bestes geben und sehen, was passiert.

Zweitens war das Budget im Vergleich zu den Vorjahren kein Alptraum mehr (insbesondere die Tatsache, dass wir nie ohne Sponsoren auskamen und uns jedes Mal Sorgen machten, ob wir es schaffen würden, genügend Mittel zu beschaffen).

Da absehbar ist, dass die Pandemie unser kleines Land in Mitleidenschaft ziehen wird, und da ich mich in strikter Isolation befinde, bis ein Impfstoff zur Verfügung steht, war eine Online-Veranstaltung die einzige realistische Möglichkeit, die Veranstaltung durchzuführen.

Und das haben wir getan.

Genauer gesagt meine ich mit “wir” uns vierzehn Personen: Meine Mitorganisatoren des WordCamps, von denen die meisten schon seit Jahren zum Team gehören (viele von ihnen waren schon früher Hauptorganisatoren), einige neue Gesichter und ein kleiner Tonstudiobesitzer, der während des gesamten Prozesses übermenschliche Geduld bewies. Selbst mit dieser Anzahl von Leuten hat es erhebliche Anstrengungen gekostet, und ohne das Engagement, die gute Teamarbeit und die Kommunikation hätte es überhaupt nicht funktioniert.

Ein Teil des Organisationsteams des WordCamp Prague 2021 bei der Abschlussrede

Das Rezept

Mein Ziel war es von Anfang an, es sehr interaktiv zu gestalten und die Erfahrung einer physischen Konferenz – wo, wie jeder, der schon einmal an einer teilgenommen hat, bezeugen kann, die wahre Magie von WordCamps stattfindet – so gut wie möglich nachzuahmen.

Eine großartige Inspirationsquelle war das WordCamp Europe 2020, das nur wenige Monate zuvor eilig auf eine Online-Version umgestellt werden musste (und ich habe großes Mitgefühl mit den Organisatoren, es muss ein extrem harter Schlag für sie gewesen sein, viel härter als für uns, die wir “nur” ein Hotel in Porto gebucht oder bereits nicht erstattungsfähige Flugtickets gekauft haben). Ich habe dort einige Ideen gefunden, die wir kopiert haben, und auch einige Dinge, die ich unbedingt vermeiden wollte.

Hier ist also unser “Online-WordCamp-Rezept”, wenn Sie so wollen:

Ein lokales Zielpublikum

Wir haben von Anfang an beschlossen, uns ausdrücklich auf das tschechische und slowakische Publikum zu konzentrieren, und wir haben keinerlei englische Vorträge akzeptiert (einige der Redner, die sich beworben haben, werden allerdings bei unseren monatlichen Treffen sprechen).

Der Grund dafür war das, was ich Online-Konferenzmüdigkeit nenne. Heutzutage ist es sehr einfach, an einer englischsprachigen WordPress-Veranstaltung teilzunehmen, denn WordCamps oder Meetups finden alle paar Tage oder Wochen statt. Daran ist natürlich nichts auszusetzen.

Aber wenn man bedenkt, dass viele unserer Mitbürger nicht fließend Englisch sprechen – die Sprachbarriere ist leider immer noch ziemlich hoch – und dass uns gesagt wurde, dass für das kommende Jahr keine weiteren WordCamps in der Tschechischen Republik oder der Slowakei geplant sind, befanden wir uns in einer einzigartigen Position, um diese Nische zu füllen (Randnotiz: Tschechen und Slowaken verstehen sich sehr gut) und um dem WordPress-Ökosystem in unserer Region effektiv einen gewissen Mehrwert zu verleihen.

Ich glaube, dass dies einer der Hauptgründe für die hohe Teilnehmerzahl war (über 650 angemeldete Teilnehmer, von denen 595 erschienen sind).

Eine geeignete Plattform für Online-Konferenzen

WCEU – und auch andere WordCamps – haben sich für eine Kombination aus YouTube Live oder Crowdcast für Präsentationen und Zoom für Networking oder virtuelle Sponsorenstände entschieden. Das ist zwar erschwinglich, relativ einfach und zugänglich (und noch einmal: Ich kann WCEU aufgrund des Zeitdrucks keine Schuld für diese Entscheidung geben), war ich nicht ganz zufrieden. Das Ergebnis war etwas verwirrend, da Sie ständig zwischen Browser-Registerkarten oder verschiedenen Anwendungen wechseln mussten.

Wir haben uns viel Mühe gegeben, eine gute Plattform zu finden, und haben uns schließlich für Hopin entschieden. Es war nicht ohne seine Macken und kleinen Hindernisse, und es war definitiv nicht umsonst. Aber für die Teilnehmer hat es gut funktioniert. So konnten wir die Hauptbühne, die Networking-Räume, die Stände der Sponsoren und sogar den Zeitplan an einem Ort unterbringen. Es war fesselnd.

Titelseite der Veranstaltung auf Hopin

Nur eine Spur

Ich muss zugeben, dass die zweigleisige Erfahrung von WCEU (was auch zwei Networking-Räume auf Zoom bedeutete) ziemlich überwältigend war. Ich kann ein Informationsschwamm sein und es fiel mir schwer, mich zu entscheiden, was ich sehen oder wo ich am liebsten sein wollte.

Außerdem hatten wir nicht genug Ressourcen, um mehrere Tracks für das WordCamp Prague effektiv zu organisieren. Um eine Strecke einen ganzen Tag lang abzudecken, benötigen Sie mindestens zwei Gastgeber und zwei weitere Teammitglieder, die im Netzwerkraum (wir nannten unseren “Foyer”) bleiben. Wir hatten großes Glück, unsere beiden Gastgeber zu finden, und wir entschieden uns für Qualität statt Quantität.

Nach den Rückmeldungen, die wir erhalten haben, war dies eine gute Wahl. Selbst wenn man die Präsentationen auf einen Titel beschränkte, hatten viele Leute Probleme damit, gleichzeitig im Haupttitel und im Foyer zu sein.

Aufgezeichnete Gespräche, Live Q&A

Eines der Dinge, die ich an WCEU wirklich mochte – und auf die wir uns problemlos geeinigt haben – war, dass die Vorträge unserer Redner im Voraus aufgezeichnet werden und sie sich dann mit einem Moderator für eine Live-Fragerunde zusammenschließen würden.

Bei vierzehn Lautsprechern war das Risiko, dass irgendwo etwas schief geht, beträchtlich. Das Schlimmste, was passieren kann, ist, dass Sie die Fragen und Antworten verlieren.

Der Ansatz hatte auch einige unerwartete Nebeneffekte: Unsere Gastgeber konnten den Vortrag im Voraus sehen und sich viel besser auf die Fragen und Antworten vorbereiten. Wir wussten, wann sie enden würde, so dass wir unseren Zeitplan entsprechend planen konnten. Die Redner wussten, dass sie ihren fertigen Vortrag wirklich ein paar Tage vor der Veranstaltung einreichen mussten. Und so weiter.

Networking mit dem Redner im Anschluss

Wenn ich einen Aspekt herausgreifen müsste, der den größten Unterschied ausmacht, dann wäre es dieser. Ebenfalls von WCEU inspiriert, wurde der Redner nach jedem Vortrag (ca. 20 Minuten + 5 Minuten für Fragen und Antworten) in das Foyer (Networking-Raum) eingeladen, wo die Teilnehmer mit ihm in Kontakt treten konnten, indem sie entweder weitere Fragen im Chat stellten oder sich mit seinem Audio- und Videomaterial verbanden und direkt mit ihm sprachen.

Das war sehr beliebt, es waren immer ein paar Dutzend Leute im Foyer. Manchmal musste das Gespräch in einem neu geschaffenen Raum fortgesetzt werden, nachdem der nachfolgende Redner seinen Vortrag beendet hatte und ebenfalls dazukam.

Zwei unserer Teammitglieder waren immer anwesend und hatten einige ihrer eigenen Fragen an den Redner parat, um bei Bedarf das Gespräch zu eröffnen.

Virtuelle Sponsorenstände mit Zeitplan

Die beiden höchsten Stufen unseres Sponsorenprogramms beinhalteten einen virtuellen Sponsorenstand. Wir schlugen vor, dass die Sponsoren eine Stunde auf dem Zeitplan wählen und ihre Präsentation in dieser Zeit abhalten, anstatt den ganzen Tag über anwesend zu sein.

Ich glaube, es war auch praktisch für die Teilnehmer, zu wissen, wann der beste Zeitpunkt für einen Besuch und für Fragen ist.

Wenn er nicht aktiv war, wurde der virtuelle Stand in einen “Präsentations”-Modus versetzt, in dem die Diashow eines Sponsors wiederholt wurde.

Happiness Bar und Afterparty

Kein WordCamp ist ein richtiges WordCamp ohne diese beiden Dinge.

Wir haben die Glücksbar als weiteren virtuellen Raum eingerichtet (genau wie das Foyer) und zwei bis drei Freiwillige waren immer anwesend, um die Fragen der Teilnehmer zu ihren WordPress-Seiten zu beantworten.

Für die Afterparty haben wir vier verschiedene “Tische” – virtuelle Räume – geschaffen. Eine davon auch für Englischsprachige, da einige Vertreter unserer Sponsoren ebenfalls teilnehmen wollten.

Zu meiner Überraschung blieben zwei dieser Tische ziemlich lange aktiv, und als wir die Afterparty gegen 22 Uhr beendeten, waren immer noch etwa zwanzig, dreißig Leute da. Vielleicht haben wir uns aufgrund der pandemischen endlosen Sperrungen mehr an Online-Treffen gewöhnt, aber einige der Rückmeldungen, die wir erhielten, gingen in die Richtung “es fühlte sich fast wie ein physisches WordCamp an”.

Interviews mit Rednern

In den vergangenen Jahren haben wir in der Regel vor der eigentlichen Konferenz Interviews mit den Rednern geführt und die Artikel dann in unseren sozialen Medien geteilt, um auf die Veranstaltung aufmerksam zu machen. Es war in der Regel recht schwierig, diese Interviewartikel zu produzieren: Die Sprecher hatten selten genug Zeit dafür und wir bekamen oft verspätete Einsendungen oder Inhalte, die nicht wortreich genug waren. Dann musste der Text vor der Veröffentlichung noch poliert und überprüft werden.

Dieses Jahr hatte jemand die brillante Idee, die Interviews einfach live über Zoom zu führen. Die Vorteile waren zahlreich: Es war schnell zu machen, wir hatten sofort das Endprodukt (Videoaufzeichnung) mit minimaler Nachbearbeitung, und es war auch schnell zu sehen und attraktiver auf sozialen Medien als ein langer Text.

Ein starkes, positives Organisatorenteam

Ich kann nicht genug betonen, wie gut es meinem Team gelungen ist, sich selbst zu organisieren und wie engagiert die große Mehrheit von uns war, um ein großartiges Ergebnis zu erzielen. Selbst unter Zeitdruck haben wir immer unser Bestes getan, um die Stimmung aufrechtzuerhalten.

Schließlich sollten wir alle daran denken, dass es sich um ein WordCamp handelt, eine von Freiwilligen organisierte Veranstaltung, die interessant sein und Spaß machen sollte, und nicht um eine Frage von Leben und Tod. Es muss nicht immer alles perfekt sein. Es ist wichtig, das im Hinterkopf zu behalten.

WordCamp Prag 2021 Organisatoren

Rückblick

Im Nachhinein betrachtet war die ganze Erfahrung intensiv, manchmal schwierig, aber letztendlich über alle Maßen lohnend.

Es fällt mir schwer, sie mit früheren Jahren zu vergleichen. Das physische Ereignis ist wirklich etwas anderes, und meine Perspektive hat sich in meiner neuen Rolle dramatisch verändert.

Aber ich werde dies sagen: Wir bauen weiter auf der Arbeit der vergangenen Jahre auf. Sei es unsere visuelle Präsenz, die Erfahrung der einzelnen Teammitglieder mit ihrer Agenda oder die Art und Weise, wie wir die Inhalte der gesamten Veranstaltung organisieren und sorgfältig auswählen und ausbalancieren. Es scheint, als ob wir es jedes Jahr schaffen, die Veranstaltung voranzubringen, und das ist es, was letztendlich zählt.

Die größte Herausforderung war das Zeitmanagement – das ist keine Überraschung. Wegen der Pandemie war jeder mit seinem Leben beschäftigt und wir begannen erst gegen Ende September ernsthaft mit der Organisation. In Kombination mit dem ohnehin schon etwas problematischen Timing haben wir uns auf eine ziemlich wilde Fahrt eingestellt.

Wenn Sie die Veranstaltung vor der Hauptsaison für Konferenzen durchführen möchten, bedeutet dies auch, dass Sie weniger als zwei Monate Zeit haben, um die Redner zu bestätigen und alles zu organisieren. Im Dezember wird so gut wie nichts gemacht, und die Redner werden nicht so weit vorausplanen, dass sie sich bereits im November bewerben.

Dieser Zeitpunkt ist für uns sozusagen in Stein gemeißelt und wir müssen vorher alles tun, was wir können, damit der Lauf zur Ziellinie ohne unnötige Hindernisse verläuft.

Außerdem würde ich mit meiner begrenzten Erfahrung sagen, dass die Organisation eines Teams von – wenn auch sehr motivierten – Freiwilligen, die täglich unterschiedliche Aufgaben haben, etwas ganz anderes ist als jede Art von Projektmanagement im Beruf. Der Hauptberuf oder andere Dinge haben oft Vorrang vor dem WordCamp und können den Zeitplan des Teams leicht durcheinander bringen. Deshalb müssen wir uns immer um eine asynchrone Kommunikation bemühen.

Blick nach vorn

Und was kommt als Nächstes? Vielleicht bewerbe ich mich auch für das nächste Jahr als Leiter, vor allem, wenn meine Teamkollegen ebenfalls weitermachen wollen. Die Idee, mit einer physischen Veranstaltungsorganisation um den Mai herum zu beginnen, erscheint angesichts der Situation in unserem Land geradezu lächerlich. Und da ich bereits Erfahrung mit der Leitung einer Online-Veranstaltung habe, kann ich diese auch gleich ausnutzen.

Für das nächste Jahr möchte ich wieder auf unser Know-how zurückgreifen, das, was funktioniert hat, beibehalten und das, was nicht funktioniert hat, ersetzen – einfach, um das ganze Projekt ein paar Schritte voranzubringen.

Mein größter Wunsch ist es, dass die Vorbereitungen reibungslos ablaufen, dass die Dinge im Voraus erledigt werden und dass der Stress für das gesamte Team reduziert wird.

Abgesehen davon werden wir uns auch auf die monatlichen WP Pivo-Treffen und andere Aktivitäten der Community konzentrieren, aber das ist ein Thema für ein anderes Mal.

Wenn Sie Kommentare oder Fragen haben, laden wir Sie ein mich zu erreichen .

WordCamp Prag Maskottchen, der Wapuu König

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