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Travail et histoires

Guide de survie du chef d’équipe pour un mois sabbatique

juin 3, 2024

Kathy Banach

La possibilité de prendre un congé d’un mois est un grand privilège, mais peut s’avérer délicate pour les chefs d’équipe. Voici comment cela s’est passé pour notre Chief Customer Officer, Amit Kvint, et notre Content Manager, Dario Jazbec Hrvatin.

Chez OnTheGoSystems, tous ceux qui travaillent dans l’entreprise depuis 7 ans ou plus bénéficient d’un avantage particulier : un mois de vacances supplémentaires payées qu’ils peuvent utiliser quand ils le souhaitent. C’est une excellente façon de récompenser les personnes qui travaillent avec nous depuis si longtemps et de leur donner l’occasion de prendre un repos bien mérité.

Nous avons déjà abordé certains des grands récits de congés sabbatiques des membres de notre équipe. Aujourd’hui, il est temps de l’envisager sous un angle légèrement différent.

Comment prendre un mois de congé alors qu’une équipe de personnes dépend de votre leadership et qu’un certain nombre de projets sont en cours ? Amit et Dario nous font part de leurs réflexions.

Amit Kvint, directeur de la clientèle
Dario Jazbec Hrvatin, gestionnaire de contenu

Que pensez-vous des congés sabbatiques ? Comment avez-vous choisi le moment et la manière d’en prendre un ?

Amit fait ses valises et est prêt

Amit :

Toute personne ayant travaillé à domicile de manière continue comprend les défis que cela représente. Ne vous méprenez pas, je me sens privilégiée de pouvoir travailler à domicile. Cependant, après l’avoir fait pendant plus de quinze ans, je me suis rendu compte que le défi le plus important pour moi est de savoir quand s’arrêter. Après tout, le bureau est toujours à portée de clic. C’est pourquoi la possibilité de se déconnecter pendant une période prolongée est un avantage considérable. Je crois que c’est essentiel pour maintenir l’équilibre entre le travail et la vie.

Personnellement, le choix du moment de la pause a été simple. L’été est la période la plus calme dans le domaine de l’appui, car de nombreux clients sont également en vacances. Et comme nous (la famille) avons décidé de quitter notre maison de Cadix, en Espagne, pour un an, et que mon fils aîné vient de faire ses adieux et de commencer ses études à Barcelone, je me suis rendu compte que mon travail et ma famille souffriraient si j’essayais de gérer ces changements de vie tout en conservant mon emploi du temps quotidien chargé. J’ai donc planifié mon congé sabbatique de manière à ce qu’il comprenne dix jours pour les préparatifs du déménagement et les vingt jours restants pour l’installation dans notre nouvelle maison.

Cet arrangement s’est avéré parfait. On dit que le déménagement est l’une des choses les plus stressantes que l’on puisse faire, mais j’ai réussi à en profiter (en grande partie) :-)

Dario apprécie la nature et la vie sauvage

Dario :

Nous devons traiter une quantité incroyable d’informations chaque jour. Et s’il est bon de faire travailler son cerveau, je pense que de temps en temps, il est vraiment sain de se déconnecter le plus possible et de laisser son cerveau prendre un congé sabbatique. Je veux dire par là qu’il faut lui donner quelque chose de différent à vivre en grande quantité, comme la nature, les arts, la littérature, la musique et les gens que vous aimez.

En ce qui concerne le choix du moment, c’est exactement ce qu’a dit Amit. Pour nous, l’été est idéal car beaucoup de gens sont en vacances.

Certaines personnes ont profité de leur congé sabbatique pour améliorer leurs compétences, lire des livres, etc. Avez-vous fait quelque chose de similaire ?

Amit :

Outre le déménagement sur un autre continent, j’ai mis l’accent sur l’exercice physique. J’ai décidé d’essayer de rétablir une routine pour le vélo et la marche, une routine que je pourrai poursuivre après la fin du mois sabbatique. Cela semble avoir bien fonctionné, et j’ai réussi à faire environ 10 km de vélo ou de marche par jour au cours des trois derniers mois.

J’ai également consacré beaucoup de temps à ma famille et à mes amis, ce que j’ai tendance à considérer comme acquis lorsque je travaille.

Dario :

Je ne voulais lire qu’un seul livre lié à l’apprentissage, qui portait sur la rédaction UX, une compétence sur laquelle je travaille ces jours-ci. Mais à part cela, je voulais simplement utiliser d’autres parties de mon cerveau pendant un certain temps. :)

De plus, je travaille sur un nouvel album (je suis un auteur-compositeur-interprète) et j’ai donc passé beaucoup de temps à réfléchir aux chansons dans ma tête et à imaginer différents arrangements et différentes choses que je pourrais faire avec elles une fois que je serai de retour en studio.

Amit profite d’une soirée tranquille
Dario profite du grand air

En tant que chef d’équipe, de nombreuses personnes et de nombreux projets dépendent de vous. Comment vous êtes-vous préparé à un congé d’un mois ?

Amit :

La première chose à faire était de dresser une liste de mes tâches et responsabilités. Amir et Laura m’ont encouragé à le faire, et Amir a eu la gentillesse de revoir cette liste et de m’aider à l’organiser. L’étape suivante, très importante, consistait à partager cette liste avec Alejandro, mon adjoint. Avec les autres chefs de groupe, j’ai dû faire savoir que je serais absente, déterminer qui me remplacerait dans quelles tâches et responsabilités, et m’assurer que ce qu’ils auraient à faire dans différentes situations, prévues ou inattendues, était très clair.

Le rôle de suppléant est très utile ici – Alejandro et moi avons eu quelques longues séances au cours desquelles nous avons passé en revue tous les éléments de la liste. Alejandro m’a déchargé de certaines responsabilités avant même le début de mes vacances, ce qui nous a permis de passer le relais en douceur et d’apporter des corrections. C’est grâce à une équipe solide qui vous soutient, et surtout à un adjoint qui connaît votre rôle, qu’une personne qui gère une équipe avec de nombreuses responsabilités et des tâches dynamiques peut prendre des vacances aussi longues.

Je suis très reconnaissant de cette initiative et je remercie personnellement Alejandro, Drazen, Marcel, Nigel et Ahmed M. qui ont très bien géré les différentes tâches du système de soutien de l’OTGS pendant mon absence.

Dario :

Il était assez simple de préparer les choses avant mon départ, mais cela a pris un peu de temps. Je voulais m’assurer que Kathy, mon adjointe, disposait d’une liste de priorités pour les tâches essentielles liées au contenu pendant mon congé. Je devais également m’assurer que les autres membres de l’équipe comprenaient bien la même chose, afin que Kathy puisse les diriger correctement.

Je lui ai également confié toutes mes réunions habituelles avec les parties prenantes, ce qui, je pense, a été intéressant pour elle. Mais en plus d’avoir un excellent adjoint, c’était simple parce que le reste de l’équipe est très responsable.

Quelles sont les choses extraordinaires que vous avez faites pendant votre congé sabbatique ?

Amit a fait l’expérience de promenades paisibles

Amit :

La première semaine a été consacrée à la visite de notre région. Comme c’était le mois d’août, je suis allé tous les jours sur les plages de Cadix, j’ai rendu visite à de vieux amis et j’ai passé du temps avec ma famille.

J’ai passé les trois semaines suivantes à parcourir l’État du Wisconsin à pied et à vélo, à visiter de nombreux lacs, rivières et montagnes, et à me promener dans les quartiers des villes.

Dario :

Ma femme, ma fille et moi-même avons profité d’une semaine pour nous rendre dans une maison isolée au milieu d’une forêt. Cette maison est située dans les montagnes slovènes (village de Borjana) et est entourée d’une nature incroyable. Nous avions une petite rivière intacte à 5 minutes en bas de la colline de la maison. C’est au cœur de la nature qu’elle se trouve.

Juste après, nous nous sommes rendus sur l’île croate de Cres pour deux semaines supplémentaires. Je suis originaire de Croatie et cette île est très proche de la Slovénie, où nous vivons. Nous avons séjourné à Lubenice, un ancien petit village situé au sommet d’une colline surplombant la mer. C’est une grande île et nous avons passé tout notre temps à explorer ses différents endroits, plages et villages.

Dario a capturé un éclair unique

Avez-vous pu vous détacher complètement du travail et profiter de votre temps ?

Amit passe du temps avec sa famille

Amit :

Au cours de la première semaine, j’ai consulté mon travail quotidiennement, tout en essayant de ne pas trop m’impliquer dans ce qui se passait. Après cette première semaine, j’ai vu que les choses allaient bien et j’ai réussi à me déconnecter et à me concentrer sur mes objectifs personnels.

Dario passe du temps au cœur de la nature

Dario :

J’ai également eu besoin de temps pour arrêter de penser au travail et j’ai vérifié les choses au cours de la première semaine. Puis, j’ai réalisé que mon équipe avait la situation en main et qu’il fallait que je lâche prise. Et c’était aussi important pour mon équipe que pour moi.

Après le congé sabbatique, comment s’est passée la transition vers le retour au travail ? Des surprises vous attendaient-elles ?

Amit :

La transition vers le retour s’est faite en douceur. Dans l’ensemble, il n’y a pas eu de surprises, mais nous avons identifié quelques domaines à améliorer. Il s’agit principalement de s’assurer qu’en période de forte charge de travail dans le domaine de l’assistance, tous les membres de l’équipe savent comment établir des priorités et se concentrer sur la fourniture aux clients des solutions les plus rapides et les meilleures. Alejandro et moi avons eu quelques réunions juste après mon retour pour nous assurer que certains problèmes que nous n’avions pas anticipés étaient traités correctement.

Dario :

Tout s’est déroulé sans problème pendant mon absence, de sorte qu’aucune urgence ou surprise ne m’attendait. Mais c’était une nouvelle expérience pour mon équipe et moi-même, et nous avons donc appris grâce à elle. Je pense que cela nous a aidés à prendre conscience de l’importance de chaque membre de l’équipe et de l’importance de l’organisation pour éviter les problèmes et le stress.

Amit lors d’une excursion en kayak
Dario admire la beauté des chevaux sauvages

Y a-t-il quelque chose que vous feriez différemment lorsqu’il s’agit de planifier des congés plus longs ?

Amit :

Le plus difficile pour moi a été de lâcher prise. J’ai essayé de laisser une table très “propre” avant de partir en vacances. Si c’est à refaire, j’essaierai de commencer la transition encore plus tôt, afin que certaines tâches puissent être distribuées avant mon départ. Hormis ce petit détail, je pense que la planification s’est avérée fructueuse.

Dario :

J’essaierais certainement d’arrêter de vérifier les choses dès le début et de laisser mon adjoint et mon équipe s’occuper de tout.

Avez-vous remarqué des effets sur vous-même ou sur votre équipe après cette expérience ?

Amit :

Le premier impact a été sur moi – je suis revenu avec beaucoup d’énergie et d’idées nouvelles.

Un autre impact important s’est fait sentir sur l’équipe. Le système de soutien, y compris le flux de travail interne, et les processus que nous avons mis en place se sont avérés efficaces, et les chefs des groupes de soutien et Alejandro ont eu l’occasion de s’approprier mes tâches avec succès.

Dario :

Je suis revenue reposée et plus détendue. Mais plus important encore, je pense que nous avons tous appris à nous apprécier mutuellement et à apprécier nos rôles encore plus qu’avant.

Amit se promène en été
Dario à la découverte de l’île de Cres, en Croatie

Avez-vous d’autres conseils à donner à d’autres chefs d’équipe qui envisagent de prendre un congé sabbatique ?

Amit :

Préparation et confiance sont les maîtres mots. Vous devez vous assurer que tout est en place avant de partir et que tout n’est pas dans votre tête. Créez un document indiquant ce que vous faites quotidiennement et veillez à ce qu’il soit suffisamment clair pour que quelqu’un d’autre puisse prendre le relais. Ensuite, faites confiance aux personnes à qui vous confiez les tâches.

Dario :

Faites-le (mais préparez-vous à l’avance). :)

Comment les congés sabbatiques font de nous de meilleurs dirigeants

Chez OnTheGoSystems, nous considérons les congés sabbatiques comme plus que de simples pauses prolongées ; nous les voyons comme un moyen de trouver de nouvelles perspectives pour notre travail.

S’éloigner pendant un mois peut sembler intimidant, mais parfois, c’est la distance qui nous permet d’avoir une perspective plus claire. Bien entendu, il est important de planifier à l’avance et de s’assurer que l’équipe et les projets ne sont pas laissés dans l’ignorance pendant l’absence du chef d’équipe.

Notre expérience nous montre qu’une absence de courte durée se traduit par des gains à long terme : des dirigeants ressourcés, des équipes responsabilisées et une culture qui valorise le bien-être.

Si vous envisagez de prendre un congé sabbatique, n’oubliez pas que ce n’est pas seulement bon pour vous, c’est bon pour toute l’équipe.

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