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Rencontrer votre équipe à distance en personne pendant les périodes difficiles

novembre 29, 2021

Dario Jazbec Hrvatin

Covid a changé notre vie à bien des égards, mais n’a pas modifié notre souhait de nous réunir de temps à autre en tant qu’entreprise. Voici comment nous avons organisé une belle rencontre en personne à Madrid à la fin du mois d’octobre.

En tant qu’entreprise entièrement à distance, l’une des choses que les employés de OnTheGoSystems attendent avec impatience est de se rencontrer en personne lors des événements organisés au sein de l’entreprise. Grâce à Covid, cela faisait longtemps que nous n’avions pas eu l’occasion d’organiser un tel événement. Nous avons décidé qu’il était enfin temps de trouver un moyen d’y parvenir, mais d’une manière un peu différente que d’habitude.

La sécurité avant tout

Grâce à nos événements réguliers, nous réunissons l’ensemble de l’entreprise en un seul lieu pour faire connaissance. Mais aujourd’hui, comment réunir en toute sécurité une centaine de personnes venant littéralement du monde entier ? Réponse courte : non.

Lorsque nous organisons un événement, quel qu’il soit, la sécurité est la chose la plus importante. La première chose à comprendre est qu’il est actuellement impossible de réunir 100 personnes de 40 pays en un seul endroit. En raison de Covid, les protocoles varient d’un pays à l’autre et la situation des épidémies évolue constamment.

Notre approche – Des réunions d’équipes plus restreintes et localisées

Comme il était hors de question d’organiser des événements à l’échelle de l’entreprise, nous avons imaginé une solution à la fois sûre et satisfaisante :

Plusieurs petits événements au lieu d’un grand

Tout d’abord, nous avons décidé d’organiser des événements plus petits, axés sur des équipes distinctes au sein de notre entreprise. Pour notre première réunion, nous avons donc invité des membres des équipes de développement, de conception et de contenu.

Cela permet aux personnes travaillant dans la même équipe de se rencontrer en personne et de passer du temps ensemble.

Événements localisés

La deuxième décision importante a été d’organiser nos événements au plus près des personnes qui viendront. Pour notre premier événement, Madrid était un choix évident, car nous avons beaucoup de personnes dans les environs et d’autres ont d’excellentes relations dans les pays voisins.

Tout est optionnel

Nous voulons que nos réunions en personne soient agréables, c’est pourquoi notre politique est la suivante : tout est facultatif, y compris l’événement lui-même. Il est tout à fait compréhensible que certaines personnes ne se soient pas senties à l’aise en raison des restrictions et de la situation. Nous les avons manqués, mais nous avons bon espoir de les revoir bientôt dans de meilleures circonstances.

Chaque jour, nous organisions une activité quelconque à faire ensemble, et là encore, tout était facultatif.

Activités de renforcement de l’esprit d’équipe à Madrid

Alors, qu’avons-nous fait à Madrid pour nous amuser et passer du bon temps ensemble ?

Nous avons passé cinq jours entiers sur place et chaque jour peut être décomposé en un plan simple :

  • Travaillez ensemble dans une salle de conférence jusqu’au début de l’après-midi
  • Déjeunez ensemble et reposez-vous un peu
  • Faites une activité amusante ensemble le soir

Voici quelques-uns des faits marquants :

Le club de danse sociale s’amuse

Madrid est le lieu de lancement de notre nouveau service appelé Adelance. L’idée est de rencontrer de nouvelles personnes lors de soirées tango détendues. Et bien sûr, nous avons sauté sur l’occasion d’en faire l’expérience par nous-mêmes. D’autant plus que nous sommes nombreux à participer au projet.

Tout d’abord, nous avons assisté à une présentation de nos enseignants. Ensuite, pour ceux qui le souhaitaient, nous avons eu des cours privés pendant la semaine avec vous et les professeurs. Imaginez que vous fassiez vos premiers pas de tango avec un danseur professionnel – c’est assez impressionnant !

Présentation de la danse par nos professeurs Adelance – professionnels du tango

Visiter et explorer Madrid

Bien entendu, lorsque vous vous trouvez dans une ville aussi belle et intéressante que Madrid, vous devez tout simplement l’explorer autant que possible. Voici quelques exemples.

Visite à pied de Madrid

Se perdre dans les ruelles de la ville

Visite d’une immense tour panoramique

La vie est une promenade dans le parc (Kasia, notre responsable du design)

Visiter des musées impressionnants

Célébrer l’anniversaire d’un collègue

Déguster la cuisine locale

Madrid est une grande ville remplie de personnes issues de cultures différentes, et nous savons tous ce que cela signifie : la nourriture est excellente ! :)

Naturellement, nous avons goûté à beaucoup de choses excellentes et différentes, provenant de nombreux pays (cela ressemble à notre entreprise, n’est-ce pas ?).

Essayer un restaurant local

Organiser un dîner d’adieu raffiné

Travailler ensemble

Enfin, et ce n’est certainement pas le moins important, il faut travailler ensemble. Voici notre équipe travaillant depuis la salle de conférence de l’hôtel (remarquez la réunion en personne qui se déroule à l’arrière-plan, à gauche).

Travailler ensemble en personne depuis la salle de conférence de l’hôtel

Il est vraiment intéressant de travailler côte à côte avec des personnes que l’on ne voit habituellement qu’en ligne. Voici quelques impressions de notre équipe :

Vincenzo Carrubba : Pour moi, l’une des meilleures choses a été de voir mon chef d’équipe et mes collègues travailler à mes côtés et d’avoir la chance de passer du temps avec eux en dehors des heures de travail pour renforcer l’amitié. Des expériences telles que le petit-déjeuner et le déjeuner en commun, la visite de Madrid, le test “bêta” d’Adelance, ont grandement contribué à améliorer l’environnement de travail déjà excellent dont nous jouissons ici à l’OTGS.

Eduard Martini : Pour moi, tout était extraordinaire. J’ai eu la chance de voyager à nouveau après presque deux ans et de rencontrer les personnes avec lesquelles je travaille, ce qui était vraiment très agréable. C’était mon premier événement d’entreprise, je n’avais jamais rencontré quelqu’un d’autre de l’entreprise en personne et c’était fantastique. Fondamentalement, nous sommes une bande de geeks. :)

Iván Guillén : Ce fut une expérience formidable et j’ai été surpris par la qualité des relations que j’ai eues avec des membres de l’équipe que je ne connaissais que pour avoir travaillé ensemble en ligne.

Konrad Karpieszuk : Ce fut bien sûr un grand événement :) Après avoir rencontré certains d’entre vous à Berlin il y a deux ans, j’attendais avec impatience la prochaine occasion et finalement, elle s’est présentée ! J’ai rencontré certains d’entre eux pour la première fois de ma vie et j’ai trouvé qu’ils étaient sympas. En fait, je regrette maintenant de ne pas travailler avec eux au quotidien dans les mêmes équipes.

Kasia Janoska : J’ai été ravi de rencontrer mes collègues en personne. Les “ragots” et les rires en direct m’ont vraiment manqué. Nous avons toujours des caméras lors de nos appels au sein de l’entreprise, mais ce n’est pas la même chose que de voir le langage corporel et les petits gestes d’une personne. Je crois qu’au cours de ces entretiens informels, nous avons réussi à mettre de l’ordre dans certaines questions importantes liées au travail. J’ai beaucoup apprécié les réunions non officielles, sans délais stricts, qui ont permis de remarquer les idées super inspirantes de nos coéquipiers.

Quelle est la prochaine étape ?

Comme vous pouvez le constater, nous avons passé un excellent moment ensemble. Tout le monde s’est amusé et est rentré sain et sauf à la maison.

Nous sommes impatients d’organiser d’autres événements de ce type. Le moment venu, nous organiserons à nouveau un grand événement pour l’ensemble de l’entreprise.

Entre-temps, notre prochain événement de moindre envergure est en cours de préparation pour l’Égypte. Cette fois-ci, c’est notre équipe d’assistance qui profitera d’un moment de qualité.

Au revoir et à bientôt !

Toutes les photos ont été prises par Vincenzo Carrubba (notre administrateur système et également un excellent photographe).

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