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Trabajos e Historias

Guía de supervivencia del jefe de equipo para un mes sabático

junio 3, 2024

Kathy Banach

La oportunidad de tomarse un mes de vacaciones es un gran privilegio, pero puede ser un poco complicado para los jefes de equipo. He aquí la historia de cómo les fue a nuestro Director de Atención al Cliente, Amit Kvint, y al Director de Contenidos, Dario Jazbec Hrvatin.

En OnTheGoSystems, cualquiera que lleve 7 años o más en la empresa obtiene un beneficio especial: un mes extra de vacaciones pagadas que puede utilizar cuando quiera. Es una forma estupenda de recompensar a las personas que llevan tanto tiempo con nosotros y darles la oportunidad de tomarse un merecido descanso.

Ya hemos cubierto algunas de las grandes historias sabáticas de los miembros de nuestro equipo. Ahora, es el momento de verlo desde una perspectiva ligeramente diferente.

¿Cómo te tomas un mes libre cuando hay un equipo de personas que dependen de tu liderazgo y una serie de proyectos en marcha? Amit y Darío comparten algunas ideas.

Amit Kvint, Director de Atención al Cliente
Dario Jazbec Hrvatin, Gestor de Contenidos

¿Qué opinas de los años sabáticos? ¿Cómo elegiste cuándo y cómo tomar una?

Amit ha hecho las maletas y está listo

Amit:

Cualquiera que haya trabajado desde casa de forma continuada comprende los retos que ello supone. No me malinterpretes: me siento privilegiada por poder trabajar desde casa. Sin embargo, después de hacerlo durante más de quince años, me he dado cuenta de que el reto más importante para mí es saber cuándo parar. Al fin y al cabo, la oficina está siempre a un clic de distancia. Por eso la oportunidad de desconectar durante un periodo prolongado es un beneficio tan tremendo. Creo que es crucial para mantener un equilibrio entre el trabajo y la vida.

Personalmente, elegir cuándo hacer una pausa fue sencillo. El verano es la época más tranquila en Apoyo, ya que muchos clientes también están de vacaciones. Y, desde que (la familia) decidimos mudarnos de nuestra casa en Cádiz, España, durante un año, con mi hijo mayor también despidiéndose y comenzando sus estudios en Barcelona, reconocí que tanto mi trabajo como mi familia sufrirían si intentaba gestionar estos cambios de vida mientras mantenía mi apretada agenda laboral diaria. Así que planifiqué mi año sabático de modo que incluyera diez días para los preparativos de la mudanza y los veinte restantes para instalarme en nuestro nuevo hogar.

Resultó ser el arreglo perfecto. Dicen que mudarse es una de las cosas más estresantes que se pueden hacer, pero yo conseguí disfrutar (de la mayor parte) :-)

Darío disfrutando de la naturaleza y la vida salvaje

Darío:

Hay una cantidad increíble de información que tenemos que procesar cada día. Y aunque es bueno mantener el cerebro en funcionamiento, creo que de vez en cuando es muy saludable desconectar todo lo posible y dejar que el cerebro también se tome un año sabático. Con esto quiero decir que le des algo diferente que experimentar en grandes cantidades, como la naturaleza, las artes, la literatura, la música y las personas a las que quieres.

En cuanto al momento, es exactamente como dijo Amit. Para nosotros, el verano es perfecto, ya que mucha gente está de vacaciones.

Algunas personas utilizaban los años sabáticos también para mejorar sus conocimientos, leer libros, etc. ¿Has hecho algo parecido?

Amit:

Aparte de trasladarme a otro continente, me centré en el ejercicio físico. Decidí intentar restablecer una rutina para montar en bicicleta y caminar, una rutina que podré continuar cuando termine el mes sabático de descanso. Esto parece haber funcionado bien, y he conseguido ir en bici o andar unos 10 km al día durante los últimos tres meses.

También dediqué mucho tiempo a la familia y a los amigos, que es algo que suelo dar por sentado mientras trabajo.

Darío:

Sólo quería leer un libro relacionado con el aprendizaje, que trataba sobre la escritura UX, una habilidad en la que estoy trabajando estos días. Pero aparte de eso, sólo quería utilizar otras partes de mi cerebro durante un rato. :)

Además, estoy trabajando en un nuevo álbum de música (soy cantautora), así que pasé mucho tiempo pensando en las canciones en mi cabeza e ideando diferentes arreglos y cosas que podría hacer con ellas una vez de vuelta en el estudio.

Amit disfrutando de una tarde tranquila
Darío disfrutando al aire libre

Como jefe de equipo, muchas personas y proyectos dependen de ti. ¿Cómo te preparaste para un permiso de un mes?

Amit:

Lo primero fue crear una lista de mis tareas y responsabilidades. Amir y Laura me animaron a hacerlo, y Amir tuvo la amabilidad de revisar esa lista y ayudarme a organizarla. El siguiente paso, muy importante, fue compartir esa lista con Alejandro, mi adjunto. Con los demás responsables de grupo, tuve que comunicarles el hecho de que me ausentaría, establecer quién me sustituiría en qué tareas y responsabilidades, y luego asegurarme de que quedaba muy claro lo que tendrían que hacer en distintas situaciones, tanto esperadas como inesperadas.

El papel de adjunto es muy útil aquí: Alejandro y yo tuvimos unas cuantas sesiones largas en las que repasamos todos los puntos de la lista. Alejandro me quitó algunas responsabilidades de encima incluso antes de que empezaran mis vacaciones, lo que nos permitió crear un traspaso fluido y hacer correcciones. Tener un equipo fuerte que te apoye, y sobre todo un adjunto que conozca tu papel, es lo que permite que alguien que dirige un equipo con muchas responsabilidades y tareas dinámicas pueda tomarse unas vacaciones tan largas.

Estoy muy agradecida por esa iniciativa y personalmente a Alejandro, Drazen, Marcel, Nigel y Ahmed M., que se ocuparon muy bien de las distintas tareas del sistema de apoyo OTGS mientras yo estaba fuera.

Darío:

Fue bastante sencillo preparar las cosas antes de irme, pero me llevó algo de tiempo. Quería asegurarme de que Kathy, mi ayudante, tuviera una lista de prioridades para las tareas críticas relacionadas con el contenido durante mi tiempo libre. También tenía que asegurarme de que los demás miembros del equipo tuvieran claro lo mismo, para que Kathy pudiera dirigirlos adecuadamente.

También le cambié todas mis reuniones habituales con las partes interesadas, lo que creo que fue interesante para ella. Pero además de tener un gran adjunto, fue sencillo porque el resto del equipo es muy responsable.

Vale, ¿qué cosas increíbles hiciste en tu año sabático?

Amit experimentó paseos tranquilos

Amit:

La primera semana la dedicamos a volver a visitar nuestra zona. Como era agosto, iba a diario a las playas de Cádiz, visitaba a viejos amigos y pasaba tiempo con mi familia.

Pasé las tres semanas siguientes caminando y en bicicleta por todo el estado de Wisconsin, visité muchos lagos, ríos y montañas, y paseé por los barrios de pueblos y ciudades.

Darío:

Mi mujer, mi hija y yo utilizamos 1 semana para ir a una casa que está sola en medio de un bosque. Esta casa está situada en las montañas eslovenas (pueblo de Borjana) y está rodeada de una naturaleza increíble. Teníamos un pequeño río prístino a 5 minutos cuesta abajo de la casa. Está en plena naturaleza.

Inmediatamente después, nos dirigimos a la isla croata de Cres para pasar otras dos semanas. Soy originaria de Croacia, y esta isla está muy cerca de Eslovenia, donde vivimos. Nos alojamos en Lubenice, un antiguo pueblecito situado en lo alto de una colina con vistas al mar. Es una isla grande y nos pasamos todo el tiempo explorando sus distintos lugares, playas y pueblos.

Darío captó un rayo único

¿Pudiste desconectar completamente del trabajo y simplemente disfrutar de tu tiempo?

Amit pasa tiempo con su familia

Amit:

En la primera semana comprobé el trabajo a diario, aunque intenté no implicarme demasiado en lo que ocurría. Tras esa primera semana, vi que las cosas iban bien y conseguí desconectar y centrarme en mis objetivos personales.

Darío pasando tiempo en plena naturaleza

Darío:

También necesité tiempo para dejar de pensar en el trabajo y comprobé las cosas en la primera semana. Pero entonces me di cuenta de que mi equipo estaba al tanto de todo y que tenía que dejarme llevar. Y era tan importante para mi equipo como para mí.

Tras el año sabático, ¿cómo fue la transición de vuelta al trabajo? ¿Te esperaba alguna sorpresa?

Amit:

La transición de vuelta fue suave. En su mayor parte, no hubo sorpresas, pero reconocimos algunos aspectos mejorables. Principalmente, asegurarse de que en momentos de gran carga de trabajo en soporte, todos los miembros del equipo sepan priorizar y centrarse en dar a los clientes las soluciones más rápidas y mejores. Alejandro y yo mantuvimos algunas reuniones justo después de mi regreso para asegurarnos de que algunas cuestiones que no habíamos previsto se trataran adecuadamente.

Darío:

Todo fue bien mientras estuve fuera, así que no me esperaban urgencias ni sorpresas. Pero fue una experiencia nueva tanto para mi equipo como para mí, así que aprendimos gracias a ella. Creo que nos ayudó a darnos cuenta de lo importante que es cada parte del equipo y de que organizarse es crucial para evitar problemas y estrés.

Amit en una excursión en kayak
Darío contemplando la belleza de los caballos salvajes

¿Hay algo que harías de forma diferente a la hora de planificar permisos más largos?

Amit:

Lo más difícil para mí fue dejarme llevar. Intenté dejar una “mesa limpia” antes de irme de vacaciones. Si alguna vez vuelvo a hacerlo, intentaré iniciar la transición incluso antes, para que algunas tareas puedan distribuirse antes de que me ausente. Aparte de ese pequeño detalle, creo que la planificación resultó un éxito.

Darío:

Definitivamente, intentaría dejar de controlar las cosas desde el principio y dejaría que mi ayudante y mi equipo se encargaran de todo.

¿Notaste algún impacto en ti o en tu equipo después de esta experiencia?

Amit:

El primer impacto fue en mí: volví con mucha energía nueva y nuevas ideas.

Otro gran impacto fue en el equipo. El sistema de apoyo, incluido el flujo de trabajo interno, y los procesos que pusimos en marcha funcionaron bien, y los líderes del grupo de apoyo y Alejandro tuvieron la oportunidad de asumir mis tareas con éxito.

Darío:

Definitivamente, volví descansada y más relajada. Pero, lo que es más importante, creo que todos aprendimos a apreciarnos mutuamente y a apreciar nuestros papeles aún más que antes.

Amit dando relajantes paseos veraniegos
Darío explorando la isla de Cres, Croacia

¿Algún otro consejo que darías a otros jefes de equipo que estén pensando en tomarse un año sabático?

Amit:

Preparación y confianza son las palabras clave. Tienes que asegurarte de que todo está en su sitio antes de irte y de que no está todo en tu cabeza. Crea un documento con lo que haces a diario y asegúrate de que es lo suficientemente claro para que otra persona pueda hacerse cargo. Luego, confía en las personas a las que dejes las tareas.

Darío:

Hazlo (pero prepárate de antemano). :)

Cómo los años sabáticos nos hacen mejores líderes

En OnTheGoSystems, vemos los años sabáticos como algo más que descansos prolongados; los vemos como una forma de encontrar nuevas y frescas perspectivas en nuestro trabajo.

Alejarse durante un mes puede parecer desalentador, pero a veces es la distancia la que nos da una perspectiva más clara. Por supuesto, es importante planificar con antelación y asegurarse de que el equipo y los proyectos no se quedan a oscuras mientras el jefe de equipo está fuera.

Nuestra experiencia nos demuestra que una ausencia a corto plazo produce beneficios a largo plazo: líderes renovados, equipos capacitados y una cultura que valora el bienestar.

Así que, si estás pensando en tomarte un año sabático, recuerda que no sólo es bueno para ti, sino para todo el equipo.

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