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Reunirte con tu equipo remoto en persona en tiempos de Covid

junio 3, 2024

Dario Jazbec Hrvatin

Covid ha cambiado nuestras vidas de muchas maneras, pero no ha cambiado nuestro deseo de reunirnos de vez en cuando como empresa. Esta es la historia de cómo organizamos una agradable reunión en persona en Madrid a finales de octubre.

Como empresa totalmente remota, una de las cosas que más les gusta a los empleados de OnTheGoSystems es reunirse en persona en los eventos de la empresa. Gracias a Covid, hacía bastante tiempo que no podíamos celebrar uno de estos eventos. Decidimos que por fin había llegado el momento de encontrar una forma de hacerlo realidad, aunque un poco diferente de lo habitual.

La seguridad ante todo

Con nuestros eventos de empresa periódicos, reunimos a toda la empresa en un mismo lugar para que se conozcan. Pero hoy en día, ¿cómo te reúnes de forma segura con 100 personas que vienen literalmente de todo el mundo? Respuesta corta: no.

Para nosotros, al organizar cualquier tipo de evento, la seguridad es lo más importante. Así pues, lo primero que hay que tener en cuenta es que actualmente es imposible reunir a 100 personas de 40 países en un mismo lugar. Debido a Covid, los distintos países tienen protocolos diferentes, y la situación de los brotes cambia todo el tiempo.

Nuestro enfoque – Reuniones más pequeñas y localizadas por equipos

Como no podíamos organizar eventos en toda la empresa, se nos ocurrió una solución que fuera segura y satisfactoria al mismo tiempo:

Múltiples eventos más pequeños en lugar de uno grande

En primer lugar, decidimos organizar actos más pequeños centrados en distintos equipos de nuestra empresa. Así que, para nuestra primera reunión, invitamos a personas de los equipos de Desarrollo, Diseño y Contenido.

Esto permite a las personas que trabajan en el mismo equipo conocerse en persona y disfrutar de un rato juntos.

Eventos localizados

La segunda decisión importante fue organizar nuestros actos lo más cerca posible de la gente que va a venir. Para nuestro primer evento, Madrid fue una elección obvia, ya que tenemos mucha gente en los alrededores y otros tienen grandes conexiones desde los países cercanos.

Todo es opcional

Queremos que nuestras reuniones en persona sean agradables, así que nuestra política es: todo es opcional, incluido el propio evento. Es perfectamente comprensible que algunas personas no se sintieran cómodas viniendo debido a todas las restricciones y a la situación. Los echamos de menos, pero tenemos muchas esperanzas de poder verlos pronto en mejores circunstancias.

Todos los días organizábamos algún tipo de actividad para hacer juntos y, de nuevo, todo era opcional.

Diversión en equipo en Madrid

Entonces, ¿qué hicimos realmente en Madrid para divertirnos y pasar un buen rato juntos?

Estuvimos allí 5 días completos y cada día podía desglosarse en este sencillo plan:

  • Trabajar juntos desde una sala de conferencias hasta primera hora de la tarde
  • Comer juntos y descansar un poco
  • Realizad juntos una actividad divertida por la noche

He aquí algunos de los aspectos más destacados:

Diversión en nuestro Club de Baile Social

Madrid es el lugar de lanzamiento de nuestro nuevo servicio llamado Adelance. La idea es conocer gente nueva a través de veladas relajadas de tango. Y, por supuesto, aprovechamos la oportunidad de experimentarlo por nosotros mismos. Sobre todo porque muchos de nosotros estamos implicados en el proyecto.

En primer lugar, tuvimos una presentación a cargo de nuestros profesores. Luego, para los que querían, durante la semana teníamos clases particulares sólo contigo y con los profesores. Imagínate dar tus primeros pasos de tango con un bailarín profesional: ¡es increíble!

Presentación de baile por nuestros profesores de Adelance – profesionales del tango

Hacer turismo y explorar Madrid

Por supuesto, cuando estás en una ciudad tan bella y tan interesante como Madrid, simplemente tienes que explorarla todo lo posible. Aquí tienes algunas instantáneas.

Visita a pie por Madrid

Perderse por las callejuelas de la ciudad

Visita a una enorme torre panorámica

La vida es un paseo por el parque (Kasia, nuestra Líder de Diseño)

Visitar museos impresionantes

Celebrar el cumpleaños de un colega

Disfrutar de la cocina local

Madrid es una ciudad enorme llena de gente procedente de diferentes culturas, y todos sabemos lo que eso significa: ¡la comida es impresionante! :)

Naturalmente, probamos un montón de cosas estupendas y diferentes de muchos países distintos (suena igual que nuestra empresa, ¿verdad?).

Probar un restaurante local

Celebrar juntos una elegante cena de despedida

Trabajar juntos

Por último, pero no por ello menos importante, es trabajar juntos. Aquí está nuestro equipo trabajando desde la sala de conferencias del hotel (fíjate en la reunión en persona que se está celebrando al fondo a la izquierda).

Trabajar juntos en persona desde la sala de conferencias del hotel

Es realmente interesante trabajar codo con codo con gente a la que normalmente sólo ves por Internet. Estas son algunas de las impresiones de nuestro equipo:

Vincenzo Carrubba: Para mí, una de las mejores cosas fue tener a mi jefe de equipo y a mis compañeros trabajando a mi lado y luego tener la oportunidad de compartir tiempo de calidad con ellos fuera de las horas de trabajo para reforzar la amistad. Experiencias como desayunar y comer juntos, visitar Madrid, probar “beta” Adelance, contribuyeron en gran medida a mejorar el ya de por sí buen ambiente de trabajo del que disfrutamos aquí en OTGS.

Eduard Martini: Para mí todo fue extraordinario. Tener la oportunidad de viajar de nuevo después de casi 2 años y encontrarme con la gente con la que trabajo, fue muy, muy agradable. Era mi primer evento de empresa, nunca había conocido a nadie de la empresa en persona y fue fantástico. Básicamente, somos un grupo de frikis. :)

Iván Guillén: Fue una gran experiencia y me sorprendió la buena conexión que tuve personalmente, con miembros del equipo a los que sólo conocía de trabajar juntos en Internet.

Konrad Karpieszuk: Fue, por supuesto, un gran acontecimiento :) Después de conoceros a algunos de vosotros en Berlín hace dos años, no podía esperar a la siguiente oportunidad y, finalmente, ¡ocurrió! Conocí a algunos de ellos por primera vez en mi vida y descubrí que son geniales. En realidad, ahora lamento no trabajar con ellos a diario en los mismos equipos.

Kasia Janoska: Fue estupendo conocer a mis colegas en persona. Echaba mucho de menos “cotillear” y reírme en directo. Siempre tenemos cámaras encendidas durante nuestras llamadas de empresa, pero aún así no es lo mismo que ver el lenguaje corporal y los pequeños gestos de alguien. Creo que durante esas conversaciones sueltas conseguimos poner en orden algunos asuntos importantes relacionados con el trabajo. Disfruté mucho de las reuniones no oficiales sin plazos estrictos que permitieron darse cuenta de algunas ideas superinspiradoras que tienen nuestros compañeros de equipo.

¿Y ahora qué?

Como puedes ver, lo pasamos genial juntos. Todo el mundo se divirtió y volvió sano y salvo a casa.

Estamos impacientes por hacer más eventos de este tipo. Y cuando llegue el momento, volveremos a hacer un gran evento para toda la empresa.

Mientras tanto, se está planificando nuestro próximo evento más pequeño para Egipto. Esta vez, será nuestro equipo de apoyo el que disfrute de un buen rato juntos.

¡Adiós y hasta pronto!

Todas las fotos son de Vincenzo Carrubba (nuestro Administrador de Sistemas y también un fotógrafo impresionante)

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