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Faire de la conférence en ligne une expérience inoubliable au WordCamp de Prague

mars 10, 2021

Jan Štětina

Je m’appelle Jan, je suis développeur Toolset et depuis plusieurs années, je suis activement impliqué dans la communauté tchèque de WordPress. Le samedi 27 février 2021, nous avons organisé une conférence en ligne WordCamp Prague 2021.

Le passage d’un événement interactif et en personne au format en ligne, tout en conservant l’essentiel de sa magie, a été difficile, mais certainement pas impossible.

En tant qu’organisateur principal de cette année, je souhaite vous faire partager des éléments de ce voyage parfois ardu mais extrêmement gratifiant, ainsi que certains ingrédients cruciaux qui en ont fait un succès dépassant nos attentes les plus folles.

Regardons la vérité en face : si j’avais su dans quoi je m’engageais, je n’aurais pas dit oui. Mais je suis profondément reconnaissante de ne pas l’avoir su. Même après avoir fait partie de l’équipe deux années avant celle-ci, l’expérience d’organisateur principal est pratiquement intransférable.

Malgré cela, moi qui suis un développeur de logiciels backend et dont les compétences sociales et de gestion d’équipe sont discutables, j’étais très réticent à l’idée d’assumer une responsabilité aussi importante.

L’une des choses qui m’ont convaincu – outre le fait qu’à part l’organisateur principal de l’époque, personne d’autre dans notre équipe n’était prêt à assumer ce rôle – c’est que cette fois-ci, nous allions organiser une conférence en ligne.

Cette situation unique a eu pour conséquence deux choses qui ont éliminé la majeure partie de mon anxiété. Tout d’abord, personne ne savait à quoi s’attendre d’un WordCamp Prague en ligne: Il s’agissait d’une nouveauté, d’une expérience même. Faisons de notre mieux et voyons ce qui se passe.

Deuxièmement, le budget n’était plus cauchemardesque, comparé aux années précédentes (en particulier le fait que nous n’étions jamais viables sans sponsors, et à chaque fois, nous nous demandions si nous parviendrions à obtenir suffisamment de fonds).

Avec la pandémie sur le point de ravager notre petit pays, avec toute l’incertitude, et avec moi en isolement strict jusqu’à ce qu’un vaccin soit disponible, un événement entièrement en ligne était le seul moyen réaliste de le réaliser.

C’est ce que nous avons fait.

Plus précisément, par “nous”, j’entends les quatorze personnes qui composent l’équipe : Mes collègues organisateurs de WordCamp, dont la plupart font partie de l’équipe depuis des années (beaucoup d’entre eux ont déjà été organisateurs principaux), quelques nouveaux visages, et le propriétaire d’un petit studio d’enregistrement qui a fait preuve d’une patience surhumaine tout au long du processus. Même avec ce nombre de personnes, cela a demandé des efforts considérables et sans le dévouement, le bon travail d’équipe et la communication, cela n’aurait pas fonctionné du tout.

Une partie de l’équipe organisatrice du WordCamp Prague 2021 lors du discours de clôture

La recette

Dès le départ, mon objectif était de rendre le site très interactif et de reproduire le plus fidèlement possible l’expérience d’une conférence physique – où, comme en témoignent tous ceux qui y ont participé, la véritable magie des WordCamps s’opère.

Une grande source d’inspiration a été le WordCamp Europe 2020, qui a dû être basculé à la hâte vers une version en ligne quelques mois auparavant (et je compatis profondément avec ses organisateurs, cela a dû être un coup extrêmement dur pour eux, bien plus dur que pour nous qui venons “juste” de réserver un hôtel à Porto ou qui avons déjà acheté des billets d’avion non remboursables). J’y ai puisé des idées que nous avons copiées, mais aussi des choses que je savais vouloir éviter.

Voici donc notre “recette de WordCamp en ligne”, si vous voulez :

Un public cible local

Dès le départ, nous avons décidé de nous concentrer explicitement sur le public tchèque et slovaque, et nous n’avons accepté aucun exposé en anglais (certains des orateurs qui ont posé leur candidature interviendront toutefois lors de nos réunions mensuelles).

La raison en est ce que j’appelle la lassitude des conférences en ligne. Assister à un événement WordPress anglophone est très facile de nos jours, avec les WordCamps ou les meetups qui ont lieu tous les deux jours ou toutes les semaines. Il n’y a rien de mal à cela, bien sûr.

Mais, étant donné que beaucoup de nos concitoyens ne parlent pas couramment l’anglais – la barrière de la langue reste malheureusement assez élevée – et que l’on nous a dit qu’aucun autre WordCamp n’était prévu en République tchèque ou en Slovaquie pour l’année à venir, nous nous sommes retrouvés dans une position unique pour combler cette niche (note en passant : les Tchèques et les Slovaques se comprennent très bien) et pour ajouter de la valeur à l’écosystème WordPress dans notre région.

En fin de compte, je pense que c’est l’une des principales raisons pour lesquelles le nombre de participants a été si élevé (plus de 650 participants inscrits, dont 595 se sont présentés).

Une plateforme de conférence en ligne appropriée

Le WCEU – et d’autres WordCamps également – a opté pour une combinaison de YouTube Live ou Crowdcast pour les pistes de présentation et Zoom pour le réseautage ou les stands virtuels des sponsors. Bien que cela soit abordable, relativement facile et accessible (et encore une fois : Je ne peux pas blâmer WCEU pour ce choix en raison de la pression du temps), je n’ai pas été entièrement satisfait. Le résultat est un peu déroutant, car il faut constamment passer d’un onglet de navigateur à l’autre ou d’une application à l’autre.

Nous avons consacré beaucoup d’efforts à la recherche d’une bonne plateforme, et nous avons finalement opté pour Hopin. Cela ne s’est pas fait sans heurts et sans petits obstacles, et cela n’a certainement pas été gratuit. Mais cela a très bien fonctionné pour les participants. Il nous a permis d’avoir une “scène” principale, des salles de réseautage, des stands de sponsors, et même l’horaire, le tout en un seul endroit. C’était immersif.

Page d’accueil de l’événement sur Hopin

Une seule piste

Je dois admettre que l’expérience des deux voies de la WCEU (qui signifiait également deux salles de réseautage sur Zoom) a été assez accablante. Je peux être une éponge à informations et j’ai eu du mal à décider ce que je voulais voir ou où je voulais être le plus.

De plus, nous n’avions pas assez de ressources pour gérer efficacement plusieurs pistes pour le WordCamp Prague. Pour couvrir une piste pendant toute une journée, vous avez besoin d’au moins deux animateurs et de deux autres coéquipiers qui resteront dans la salle de réseautage (nous appelions la nôtre “foyer”). Nous avons eu beaucoup de chance de trouver nos deux hôtes et nous avons décidé de privilégier la qualité plutôt que la quantité.

D’après les réactions que nous avons reçues, il s’agissait d’un bon choix. Même en limitant les présentations à une seule piste, de nombreuses personnes ont eu du mal à vouloir être à la fois dans la piste principale et dans le foyer.

Discussions préenregistrées, questions-réponses en direct

L’une des choses que j’ai vraiment appréciées à propos de la WCEU – et sur laquelle nous nous sommes facilement mis d’accord – était que les interventions de nos conférenciers seraient préenregistrées et qu’ils se joindraient ensuite à un animateur pour une session de questions-réponses en direct.

Avec quatorze intervenants, le risque que quelque chose se passe mal quelque part était considérable. Ainsi, le pire qui puisse arriver serait de perdre les questions et réponses.

Cette approche a également eu des retombées secondaires inattendues : Nos hôtes ont pu voir l’exposé à l’avance et se préparer beaucoup mieux aux questions-réponses. Nous savions quand elle se terminerait, ce qui nous permettait de planifier notre emploi du temps en conséquence. Les orateurs savaient qu’ils devaient impérativement soumettre leur exposé terminé quelques jours avant l’événement. Et ainsi de suite.

Mise en réseau avec l’orateur à l’issue de la conférence

Si je devais choisir un aspect clé qui a fait la plus grande différence, ce serait celui-ci. Inspiré par le WCEU, après chaque intervention (environ 20 minutes + 5 minutes pour les questions et réponses), l’orateur a été invité à rejoindre le foyer (salle de réseautage) où les participants ont pu le rencontrer, soit en lui posant d’autres questions dans le chat, soit en se connectant à son système audio et vidéo et en lui parlant directement.

Il y avait toujours quelques dizaines de personnes dans le foyer. Parfois, la conversation devait se poursuivre dans une salle nouvellement créée après que l’orateur suivant ait terminé son intervention et se soit joint à la conversation.

Deux membres de notre équipe étaient toujours présents, prêts à poser leurs propres questions à l’orateur, afin de l’aider à entamer la conversation si nécessaire.

Stands virtuels des sponsors avec horaire

Les deux niveaux les plus élevés de notre programme de parrainage comprennent un stand de parrainage virtuel. Nous avons suggéré aux sponsors de choisir une heure dans le programme et de faire leur présentation à ce moment-là, au lieu de devoir participer à toute la journée.

Il était également pratique pour les participants, je crois, de savoir quel est le meilleur moment pour visiter et poser des questions.

Lorsqu’il n’était pas actif, le stand virtuel était en mode “présentation” avec le diaporama d’un sponsor en boucle.

Bar à bonheur et afterparty

Aucun WordCamp n’est un véritable WordCamp sans ces deux éléments.

Nous avons transformé le bar à bonheur en une autre salle virtuelle (la même que celle du foyer) et deux ou trois bénévoles étaient toujours présents pour répondre aux questions des participants concernant leurs sites WordPress.

Pour l’afterparty, nous avons créé quatre “tables” différentes – des salles virtuelles. L’une d’entre elles s’adressait également aux anglophones, car certains représentants de nos sponsors souhaitaient également y participer.

À ma grande surprise, deux de ces tables sont restées actives assez longtemps, et lorsque nous avons terminé l’afterparty vers 22 heures, il y avait encore vingt ou trente personnes. Peut-être avons-nous pris l’habitude de nous rencontrer en ligne à cause des blocages interminables dus à la pandémie, mais certains des commentaires que nous avons reçus allaient dans le sens de “on se sentait presque comme dans un WordCamp physique”.

Entretiens avec les orateurs

Par le passé, avant la conférence elle-même, nous avions l’habitude de rédiger des interviews avec les orateurs, puis de diffuser les articles sur nos médias sociaux afin d’attirer l’attention sur l’événement. Il était généralement assez difficile de produire ces articles d’interview : Les orateurs ont rarement trouvé assez de temps pour cela et nous avons souvent reçu des soumissions tardives ou des contenus qui n’étaient pas assez détaillés. Ensuite, le texte a dû être peaufiné et révisé avant d’être publié.

Cette année, quelqu’un a eu la brillante idée de faire des interviews en direct via Zoom. Les avantages étaient nombreux : la réalisation était rapide, nous disposions immédiatement du produit final (enregistrement vidéo) avec un minimum de post-traitement, et il était également rapide à visualiser et plus attrayant sur les médias sociaux qu’un long texte.

Une équipe d’organisateurs forte et positive

Je ne saurais trop insister sur le fait que mon équipe a su s’organiser et que la grande majorité d’entre nous s’est consacrée à l’obtention d’un excellent résultat. Même sous la pression du temps, nous avons toujours fait de notre mieux pour maintenir l’esprit.

Après tout, nous devrions tous nous rappeler qu’il s’agit d’un WordCamp, un événement organisé par des bénévoles qui devrait être intéressant et amusant, et non une question de vie ou de mort. Tout ne doit pas toujours être parfait. Il est important de garder cela à l’esprit.

Organisateurs de WordCamp Prague 2021

Retour en arrière

Rétrospectivement, l’expérience a été intense, parfois difficile, mais finalement gratifiante au-delà des espérances.

J’ai du mal à la comparer avec les années précédentes. L’événement physique est vraiment quelque chose d’autre, et mon point de vue a été radicalement modifié dans mon nouveau rôle.

Mais je dirai ceci : Nous continuons à nous appuyer sur le travail des années précédentes. Qu’il s’agisse de notre présence visuelle, de l’expérience de chaque membre de l’équipe avec son agenda ou de la manière dont nous organisons et sélectionnons soigneusement le contenu de l’ensemble de l’événement. Il semble que nous parvenions à faire avancer l’événement chaque année, et c’est finalement ce qui compte.

La partie la plus difficile a été la gestion du temps – ce n’est pas une surprise. En raison de la pandémie, tout le monde était un peu occupé et nous n’avons commencé à nous organiser sérieusement que vers la fin du mois de septembre. Si l’on ajoute à cela un calendrier déjà un peu problématique, nous nous sommes préparés à une aventure assez folle.

Si vous souhaitez organiser l’événement avant la saison principale des conférences, cela signifie également que vous disposez de moins de deux mois à compter de la confirmation des orateurs pour tout mettre en œuvre. Pratiquement rien ne se fait en décembre et les orateurs ne prévoient pas de s’inscrire en novembre déjà.

Ce calendrier est en quelque sorte gravé dans le marbre pour nous et nous devrons faire tout ce qui est en notre pouvoir à l’avance pour que la course vers la ligne d’arrivée se déroule sans obstacles inutiles.

De plus, avec mon expérience limitée, je dirais que l’organisation d’une équipe de bénévoles – bien que très motivés – qui ont des tâches quotidiennes différentes est très différente de toute forme de gestion de projet au travail. L’occupation principale ou d’autres choses ont souvent pris le pas sur le WordCamp et peuvent facilement perturber l’emploi du temps de l’équipe. C’est pourquoi nous devons toujours nous efforcer d’établir une communication asynchrone.

Regarder vers l’avenir

Et ensuite ? Il se peut que je pose ma candidature pour diriger l’année suivante, surtout si mes coéquipiers décident de continuer. L’idée de commencer par l’organisation d’un événement physique autour du mois de mai semble carrément ridicule à ce stade en raison de la situation de notre pays. Et comme j’ai déjà de l’expérience dans l’organisation d’un événement en ligne, autant l’exploiter.

Pour l’année prochaine, je veux à nouveau itérer sur notre savoir-faire, conserver ce qui a fonctionné et remplacer ce qui n’a pas fonctionné – simplement, pour faire avancer l’ensemble du projet de quelques pas.

Mon plus grand souhait est de faire en sorte que les préparatifs se déroulent sans heurts, de faire les choses à l’avance, de réduire le stress de toute l’équipe.

En outre, nous nous concentrerons également sur les rencontres mensuelles de WP Pivo et d’autres activités de la communauté, mais c’est un sujet pour une autre fois.

Si vous avez des commentaires ou des questions, je vous invite à à me contacter .

La mascotte de WordCamp Prague, le roi Wapuu

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