Home » Noticias de OnTheGoSystems » Hacer una gran experiencia de conferencia en línea en WordCamp Praga

Sin categorizar, Trabajos e Historias

Hacer una gran experiencia de conferencia en línea en WordCamp Praga

marzo 10, 2021

Jan Štětina

Me llamo Jan, soy desarrollador de Toolset y durante los últimos años he participado activamente en la comunidad checa de WordPress. El sábado 27 de febrero de 2021, celebramos una conferencia online WordCamp Praga 2021.

Cambiar un acto interactivo y presencial al formato online manteniendo la mayor parte de su magia ha sido difícil, pero no imposible.

Como organizadora principal de este año, quiero compartir fragmentos de este viaje, a veces arduo pero extremadamente gratificante, junto con algunos ingredientes cruciales que hicieron que fuera un éxito más allá de nuestras expectativas más descabelladas.

Seamos sinceros: si supiera en qué me estaba metiendo, no habría dicho que sí. Pero estoy profundamente agradecida por no haberlo sabido. Incluso después de haber estado en el equipo dos años antes de éste, la experiencia de ser organizador principal es prácticamente intransferible.

Aun así, yo -un desarrollador de software backend con dudosas habilidades sociales y de gestión de equipos- era muy reacio a asumir una responsabilidad tan enorme.

Una de las cosas que me convenció -además del hecho de que, aparte del entonces organizador principal, nadie más de nuestro equipo estaba dispuesto a asumir el papel- fue que esta vez íbamos a hacer una conferencia online.

Esta situación única significó dos cosas que eliminaron la mayor parte de mi ansiedad. En primer lugar, nadie sabía qué esperar de un WordCamp Praga online: Era algo completamente nuevo, incluso un experimento. Hagámoslo lo mejor que podamos y veamos qué pasa.

En segundo lugar, el presupuesto ya no era una pesadilla, en comparación con años anteriores (sobre todo porque nunca éramos sostenibles sin patrocinadores, y cada vez nos preocupaba si conseguiríamos financiación suficiente).

Con la pandemia previsiblemente a punto de causar estragos en nuestro pequeño país, con toda la incertidumbre, y conmigo en estricto aislamiento hasta que se disponga de una vacuna, un evento totalmente en línea era la única forma realista de que pudiéramos llevarlo a cabo.

Y así lo hicimos.

Concretamente, con “nosotros” me refiero a nosotros catorce: Mis compañeros organizadores de WordCamp, la mayoría de los cuales llevan años en el equipo (muchos de ellos anteriores organizadores principales), algunas caras nuevas y el propietario de un pequeño estudio de grabación que demostró una paciencia sobrehumana durante todo el proceso. Incluso con esta cantidad de gente, supuso un esfuerzo considerable, y sin la dedicación, el buen trabajo en equipo y la comunicación, esto no habría funcionado en absoluto.

Parte del equipo organizador de WordCamp Praga 2021 en el discurso de clausura

La receta

Mi objetivo desde el principio fue hacerlo muy interactivo y emular lo más posible la experiencia de una conferencia física -donde, como atestiguarán todos los que hayan asistido alguna vez a una, tiene lugar la verdadera magia de las WordCamps-.

Una gran fuente de inspiración fue WordCamp Europa 2020, que tuvo que cambiarse precipitadamente a una versión online sólo un par de meses antes (y empatizo profundamente con sus organizadores, debe haber sido un golpe durísimo para ellos, mucho más duro que para nosotros que “acabamos” de reservar un hotel en Oporto o ya hemos comprado billetes de avión no reembolsables). De allí saqué algunas ideas que copiamos y también algunas cosas que sabía que quería evitar.

Así pues, ésta es nuestra “receta WordCamp online”, por así decirlo:

Un público objetivo local

Desde el principio, decidimos centrarnos explícitamente en el público checo y eslovaco, y no aceptamos ninguna charla en inglés (aunque algunos de los ponentes que se presentaron hablarán en nuestros encuentros mensuales).

El motivo fue lo que yo llamo fatiga de conferencia online. Asistir a un evento WordPress de habla inglesa es muy fácil hoy en día, con WordCamps o meetups que tienen lugar cada dos días o semanas. No hay nada malo en ello, por supuesto.

Pero, teniendo en cuenta que muchos de nuestros conciudadanos no hablan inglés con fluidez -la barrera del idioma sigue siendo bastante alta, por desgracia- y que nos dijeron que no hay otros WordCamps planeados en la República Checa o Eslovaquia para el año que viene, nos encontramos en una posición única para llenar un poco este nicho (nota al margen: los checos y los eslovacos se entienden muy bien) y para añadir efectivamente algún valor al ecosistema de WordPress en nuestra región.

Al final, creo que ésta fue una de las principales razones de una asistencia tan elevada (más de 650 asistentes inscritos, 595 de los cuales se presentaron).

Una plataforma de conferencias online adecuada

El WCEU -y también otros WordCamps- optó por una combinación de YouTube Live o Crowdcast para las pistas de presentación y Zoom para el networking o los stands virtuales de los patrocinadores. Aunque es asequible, relativamente fácil y accesible (y una vez más: No puedo culpar a la WCEU por esta elección debido a la premura de tiempo), no quedé del todo satisfecha. El resultado era un poco confuso, cambiando constantemente entre pestañas del navegador o aplicaciones diferentes.

Nos esforzamos mucho por encontrar una buena plataforma, y finalmente nos decidimos por Hopin. No estaba exento de rarezas y pequeños obstáculos, y definitivamente no era gratis. Pero funcionó muy bien para los asistentes. Nos permitió tener un “escenario” principal, salas de networking, stands de patrocinadores, incluso el programa, todo en un mismo lugar. Era inmersivo.

Portada del evento en Hopin

Sólo una pista

Tengo que admitir que la experiencia de la doble vía de la WCEU (que también significaba dos salas de networking en Zoom) fue bastante abrumadora. Puedo ser una esponja de información y me costó mucho decidir qué quería ver o dónde quería estar más.

Además, no disponíamos de recursos suficientes para organizar eficazmente varios temas para WordCamp Praga. Para cubrir una pista durante todo un día, necesitas al menos dos anfitriones y luego otros dos compañeros que se quedarán en la sala de redes (nosotros llamábamos a la nuestra “vestíbulo”). Tuvimos mucha suerte de encontrar a nuestros dos anfitriones y decidimos apostar por la calidad en lugar de la cantidad.

Por los comentarios que recibimos, fue una buena elección. Incluso manteniendo las presentaciones en una sola pista, muchas personas seguían teniendo dificultades para querer estar tanto en la pista principal como en el vestíbulo al mismo tiempo.

Charlas pregrabadas, preguntas y respuestas en directo

Una de las cosas que realmente me gustaban de la WCEU -y que hemos acordado fácilmente- era que las charlas de nuestros ponentes serían pregrabadas y luego se reunirían con un presentador para una sesión de preguntas y respuestas en directo.

Con catorce altavoces, el riesgo de que algo fallara en algún sitio era considerable. De este modo, lo peor que podría ocurrir sería perder la P&R.

El enfoque también tuvo algunos beneficios secundarios inesperados: Nuestros anfitriones podían ver la charla con antelación y prepararse mucho mejor para las preguntas y respuestas. Sabíamos cuándo terminaría, así que podíamos planificar nuestro horario en consecuencia. Los ponentes sabían que tenían que presentar su ponencia terminada un par de días antes del acto. Y así sucesivamente.

Networking con el ponente después

Si tuviera que elegir un aspecto clave que marcara la mayor diferencia, sería éste. También inspirado en el WCEU, después de cada charla (unos 20min + 5min para preguntas y respuestas), se invitaba al ponente a unirse al vestíbulo (sala de networking), donde los asistentes podían ponerse al día con él, bien haciéndole más preguntas en el chat, bien conectándose con su audio y vídeo y hablando con él directamente.

Esto acabó siendo muy popular, siempre había un par de docenas de personas en el vestíbulo. A veces, la conversación tenía que continuar en una sala recién creada después de que el siguiente orador hubiera terminado su intervención y se uniera también.

Teníamos a dos miembros de nuestro equipo siempre presentes, preparados con algunas de sus propias preguntas para el orador, para ayudar a iniciar la conversación si era necesario.

Casetas virtuales de patrocinadores con horario

Los dos niveles más altos de nuestro programa de patrocinio incluían un puesto de patrocinador virtual. Sugerimos a los patrocinadores que eligieran una hora en el programa y realizaran entonces su presentación, en lugar de tener que asistir durante todo el día.

También fue práctico para los asistentes, creo, saber cuál es el mejor momento para visitarnos y hacer preguntas.

Cuando no estaba activa, la cabina virtual estaba en modo “presentación” con un pase de diapositivas del patrocinador en repetición.

Bar de la felicidad y afterparty

Ningún WordCamp es un WordCamp propiamente dicho sin estas dos cosas.

Implementamos el bar de la felicidad como otra sala virtual (igual que el vestíbulo) y dos o tres voluntarios estaban siempre presentes para responder a las preguntas de los asistentes sobre sus sitios de WordPress.

En cuanto a la fiesta posterior, creamos cuatro “mesas” diferentes, salas virtuales. Una de ellas también para angloparlantes, ya que algunos representantes de nuestros patrocinadores también querían asistir.

Para mi sorpresa, dos de esas mesas permanecieron activas durante bastante tiempo, y cuando concluimos la fiesta posterior, hacia las 22.00 h, todavía había por allí unas veinte o treinta personas. Tal vez nos hayamos acostumbrado más a la socialización online debido a la pandemia de cierres interminables, pero algunos de los comentarios que recibimos fueron del tipo “parecía casi como un WordCamp físico”.

Entrevistas con ponentes

En años anteriores, antes de la conferencia propiamente dicha, solíamos escribir entrevistas con los ponentes y luego compartíamos los artículos en nuestras redes sociales para llamar la atención sobre el evento. Normalmente era bastante difícil elaborar estos artículos de entrevistas: Los ponentes rara vez disponían de tiempo suficiente para ello y a menudo recibíamos envíos tardíos o contenidos que no eran lo suficientemente extensos. Después, había que pulir el texto y revisarlo antes de publicarlo.

Este año, en cambio, alguien tuvo la brillante idea de hacer entrevistas en directo a través de Zoom. Las ventajas eran numerosas: era rápido de hacer, teníamos inmediatamente el producto final (videograbación) con un postprocesado mínimo, y también era rápido de ver y más atractivo en las redes sociales que un texto largo.

Un equipo organizador fuerte y positivo

No puedo dejar de destacar lo bien que mi equipo consiguió autoorganizarse y lo entregados que estábamos la inmensa mayoría de nosotros para ofrecer un gran resultado. Incluso bajo la presión del tiempo, siempre hemos hecho todo lo posible por mantener el espíritu.

Después de todo, todos deberíamos recordar que se trata de un WordCamp, un evento organizado por voluntarios que debería ser interesante y divertido, no una cuestión de vida o muerte. No todo tiene que ser siempre perfecto. Es importante tenerlo en cuenta.

Organizadores de WordCamp Praga 2021

Mirando hacia atrás

En retrospectiva, toda la experiencia fue intensa, difícil a veces, pero en última instancia gratificante más allá de lo esperado.

Me cuesta compararlo con años anteriores. El acontecimiento físico es realmente otra cosa, y mi perspectiva cambió radicalmente en mi nuevo papel.

Pero diré lo siguiente: Seguimos construyendo sobre el trabajo de años anteriores. Ya sea nuestra presencia visual, la experiencia de cada miembro del equipo con su agenda, o la forma en que organizamos y seleccionamos cuidadosamente y equilibramos el contenido de todo el acto. Parece que cada año conseguimos hacer avanzar el acontecimiento, y eso es en definitiva lo que importa.

La parte más difícil fue la gestión del tiempo, lo cual no es ninguna sorpresa. Debido a la pandemia, todo el mundo estaba algo ocupado con sus vidas y no empezamos a organizarnos en serio hasta finales de septiembre. En combinación con el momento, ya de por sí algo problemático, nos preparamos para un viaje bastante salvaje.

Si quieres hacer el acto antes de la temporada principal de conferencias, eso también significa que tienes menos de dos meses desde la confirmación de los ponentes para que todo esté listo. Prácticamente no se hace nada durante el mes de diciembre, y los ponentes no planificarán con tanta antelación como para solicitarlo ya en noviembre.

Este calendario es algo inamovible para nosotros y tendremos que hacer todo lo que podamos de antemano para que la carrera hasta la meta transcurra sin obstáculos innecesarios.

Además, con mi limitada experiencia, diría que organizar un equipo de voluntarios -aunque muy motivados- que tienen diferentes trabajos diarios es bastante diferente de cualquier tipo de gestión de proyectos en el trabajo. La ocupación principal u otras cosas a menudo tienen prioridad sobre WordCamp y pueden desordenar fácilmente la agenda del equipo de mala manera. Por eso tenemos que esforzarnos siempre por conseguir una comunicación asíncrona.

De cara al futuro

¿Y ahora qué? Puede que me presente para dirigir también el año que viene, sobre todo si mis compañeros deciden continuar también. La idea de empezar con una organización de eventos físicos en torno a mayo parece totalmente ridícula en este momento debido a la situación de nuestro país. Y como ya tengo experiencia en dirigir un evento en línea, podría aprovecharla.

Para el año que viene, quiero volver a iterar sobre nuestro saber hacer, mantener lo que ha funcionado y sustituir lo que no lo ha hecho; sencillamente, hacer que todo el proyecto avance un par de pasos.

Lo más importante, mi gran deseo es que los preparativos se desarrollen sin problemas, hacer las cosas con antelación, reducir la cantidad de estrés de todo el equipo.

Aparte de eso, también nos centraremos en las reuniones mensuales de WP Pivo y otras actividades de la comunidad, pero ese es un tema para otra ocasión.

Si tienes algún comentario o pregunta, te invito a que ponerte en contacto conmigo .

La mascota de WordCamp Praga, El Rey Wapuu

Ven a trabajar con nosotros

¿Te interesa trabajar con un equipo distribuido por todo el mundo que fomenta el crecimiento y la promoción? ¿Estás preparado para aprovechar el poder de la tecnología para un futuro mejor?

Echa un vistazo a nuestros puestos vacantes